tiistai 19. huhtikuuta 2022

Lomavuodenpäätös - palkanlaskijan painajainen(ko)

“Oliko teistä joku huhtikuun vaihteessa lomilla”, kysyy tiiminvetäjä kireän oloisena. 

“Minä ajattelin olla!” huudahtaa Eija ja samalla vinkkaa Katille silmää. “Niin, minä taidan tänä vuonna olla se, joka tekee pitkät päivät”, Kati huokaa takaisin. “Niinhän me viime keväänä sovimme”, Eija virnistää. “Joo, hyvin muistan… Huokaisen sitten vappuna”, Kati naurahtaa. 

“Jos yhtään helpottaa, niin päivitin lomavuoden päätökselle tarkistuslistan, käys kurkkaa”, Eija hihkaisee pöytänsä takaa. Kati silmäilee listan, ja hyvältä näyttää. 


Mukana on muun muassa lomavuoden aikana:


  • aloittaneet ja lopettaneet

  • pitkään poissa olleet

  • tilastopalkkalajien tarkistaminen

  • loma-ansioiden kerryttäminen

  • tuntipalkkaisten laskentasäännöt

  • kuukausipalkkaisten laskentasäännöt

  • työehtosopimusten vuosilomalaskennat

  • lomautukset

  • lisävapaapäivät

  • muut huomioitavat

  • lopuksi saldojen päivittäminen koko henkilöstölle.


Kuulostaako tutulta? Miten teidän firmassa hoidetaan lomavuodenvaihde?


Lomavuoden päätös, tuo palkanlaskijan painajainen? On tosiaan käytävä läpi lomanansaintasäännöt, laskettava lomavuoden ajalta täydet lomanansaintakuukaudet ja niille kertyneet lomapäivät, tarkistettava pitkät poissaolot, päivitettävä tilastopalkkalajien kertymät työntekijöille, jos jollain puuttuu, tai lisättävä laskennallinen lomapalkka….


Mutta tiedätkö mitä? Tätä painajaista ei välttämättä tarvitse kokea!


Nimittäin jos käytössä on Tuntinetti, niin Tuntinetissä sinun ei tarvitse tehdä erillistä lomavuoden päätöstä, silloin kun Tuntinetin lomalaskenta (lisäominaisuus) on käytössä. Tuntinetin vuosilomalaskenta laskee työntekijöiden ansaitsemat vuosilomat ja lomapalkkavaraukset automaattisesti, tarvittaessa jopa juoksevat arviot ympäri vuoden.



Mitä huomioitavaa tässä lisäominaisuudessa on?


Periaatteessa vain ajoitus! Jos aktivoit automaattisen vuosilomalaskennan ensimmäisen kerran kesken lomanansaintavuoden (esim. 1.4.2021 - 31.3.2022), niin laskentojen täsmääminen edellyttää, että työntekijöiden työaikakirjanpito on Tuntinetissä paikkansapitävä vähintään lomavuoden alusta (esim. 1.4.2021) lähtien. 


Tämä johtuu siitä, että vuosiloman ansainta (ja joissain tilanteissa myös lomapalkka) määräytyy lomanansaintavuoden työssäolon perusteella, jolloin mikäli työntekijältä puuttuu työaikamerkintöjä lomavuoden ajalta, lomapäivät (ja mahdollisesti myös lomapalkka) vastaavalta ajalta jää ansaitsematta.


Pääset tutustumaan kokonaisuudessaan Tuntinetin vuosilomalaskennan käyttöönottoon ja asetuksiin Vuosilomat-ohjeistamme.



Silkkaa ajan ja hermojen säästöä!


maanantai 21. maaliskuuta 2022

Siirtyminen kesäaikaan















On jälleen kellonsiirtojen aika käsillä, hurjaa vauhtia kesää kohti mennään siis!

Kesäaika alkaa maaliskuun viimeisenä sunnuntaina, jolloin kelloja siirretään tunti eteenpäin aamuyöstä kello 3.00. Tänä vuonna kesäaika alkaa lauantain 26. maaliskuuta ja sunnuntain 27. maaliskuuta välisenä yönä.

Miten kellonaikojen siirtäminen tapahtuu Tuntinetissä? Tarvitseeko työntekijän huomioida tämä leimatessaan tai työaikakirjauksissaan? Tai tuleeko vastuuhenkilön muokata työaikakirjauksia?

Ei tarvitse. 

Tuntinetti antaa kirjauksista kesäaikaan siirtymisen johdosta huomautuksen työntekijän työaikaraportilla, ja huomioi automaattisesti kesäaikaan siirtymisen työajassa.


Kätevää!

perjantai 28. tammikuuta 2022

Silkkaa hermonsäästöä

Työvuorolistat tehtynä ja lähetetty, sitten siirryn kirjaamaan työtunnit työajanseurannan järjestelmään, käsittelen matkakulut matkalaskujärjestelmässä, ajan raportit ulos ja alan näpyttelemään aineistoa työntekijöille, kirjaan Tulorekisteriin ilmoitukset… 

Kuulostaako tämä tutulta? 

Lähden tutkimaan Tuntinetin sielunmaisemaa ja päätän aloittaa työvuorojen suunnittelusta. Vahvistan vuorot, sitten siirryn tarkistamaan työaikaraportit. Kappas, siellä tunnit jo näkyvät aivan kuten työvuorosuunnittelussa vahvistin. Tarkistan vielä matkakulut. Uuden vuoden uudet arvot on päivitetty kululajeihin, ja kirjaan nämä työntekijöille työaikaraporttiin. Enää puuttuu tuntien hyväksyminen ja sitten palkkoja laskemaan!

Siirryn viereiselle välilehdelle ja huomaan, että määrittämäni aikaväli on käytössä jo sielläkin. Mitään muutoksia ei siis tarvinnut tehdä. Valitsen työntekijät ja luon uudet palkkalaskelmat. Järjestelmä pyytää syöttämään maksupäivän, jonka se vie kaikille. Mitä ihmettä, eikö näitä tarvitsekaan syöttää yksitellen? Entäpä tunnit, onko ylityöt käsitelty, entä matkakulut? Kyllä vain, kaikki nämä ovat jo näkyvissä palkkalaskelmariveillä. Eli nyt vain palkkalaskelmat vahvistukseen ja maksatusaineistoa ajamaan.

Noudan maksatusaineiston ja hetken aikaa ihmettelen, miksi sen Yhteensä- summa näyttää erikoiselta. Sitten huomaan yhteenvedosta, että erotus syntyy ay-maksuista ja ulosotoista. Mitä ihmettä, eikö niistä täydykään ajaa erillisiä aineistoja? Ei näköjään tarvitse, siinähän ne yhteenvedolla näkyvät. 

Lähetän palkkalaskelmat ja totean, kuinka kätevästi jokainen saa oman laskelmansa näkyviin omalla tunnuksellaan.  

Ei muuta kuin palkat maksuun eli maksatusaineisto pankkiin ja vielä viimeiseksi ilmoitus verottajalle. 

Noudan aineiston Kausiraportit-näkymästä ja tarkistan vielä, että kyseessä on oikea maksupäivä. Kyllä vain eli aineisto eteenpäin.


Miten paljon aikaa (ja hermoja) säästinkään!