Tässä kesäisessä blogikirjoituksessamme pohdimme hieman sähköisen työajanseurannan hyötyjä osuuskuntien ja tilitoimistojen maailmassa, joista meillä on kokemusta.
Taloushallinto numeroineen on usein vieras alue erityisesti luovien alojen osuuskunnille. Homma mutkistuu entuudestaan, jos osuuskunnalla on urakkatöitä tekeviä keikkatyöläisiä ja sekä kuukausipalkkaisia että tuntipalkkaisia työntekijöitä.
Osuuskunnalla ei välttämättä ole omia toimitiloja, joten sosiaalinen kontrolli ei pelaa. Tuntikirjaukset ja osto- ja myyntilaskut toimitetaan osuuskunnan talousvastaavaksi valitulle henkilölle miten sattuu (ja milloin sattuu), osa sähköisesti, osa postitse, osa skannattuina, osa vinosta otettuina tärähtäneinä kännykkäkuvina.
Osassa skannauksista laskun viitenumeron päälle on lätkäisty post-it-lappu. Joukossa on hailakoita kuitteja ostoksista ja osassa laskuista loppusumma heittää vähän. Osa porukasta ei ole muistanut tarkistaa kilometrikorvauksensa suuruutta ajantasaiseksi. Ja aika sen kuin rientää. Kääk! Edelleen ajatus alvipäivästä nostaa kylmän hien pintaan.
Tästä läjästä pitää sitten koostaa palkkoihin ja veroihin liittyvä kirjanpito tilitoimistoille. Aineistoa joutuu skannaamaan, kuvia terävöittämään ja pienentämään, tarkistamaan asioita puhelimitse jne. ja vahtimaan tiliotteita haukan lailla. Yleensä aineisto onkin sitten hieman myöhässä.
Ei siis ihme, että monet tilitoimistot vähän vieroksuvat osuuskuntia. Jos osuuskunnan aineisto tulee ajoissa, sitä pitää käsitellä. Jos se tulee myöhässä, tilitoimistolle tulee hirveä kiire tarkistaa se. Kirjanpitolasku kasvaa ja pahimmassa tapauksessa osuuskunta etsii uuden tilitoimiston tai tilitoimisto ilmoittaa, ettei rupea enää säätämään mitään ko. osuuskunnan kanssa.
Laskurit ja ohjelmat avuksi
Tuntinetin työaikalaskurista ja viitenumerolaskurista olisi tuolloin ollut hyötyä. Nyttemmin viisastuneena voinkin suositella niitä osuuskuntien käyttöön. Ne ovat vieläpä ilmaisia.
Entä sitten muu osuuskuntien talous- ja henkilöstöhallintopuoli? On nykypäivää käyttää valmiita ohjelmia, joiden avulla palkanlaskenta ja kirjanpito hoituvat siististi ja jota voi käyttää laskutukseenkin. Osuuskunnan ei tarvitse enää paimentaa ja patistaa jäseniä toimittamaan kirjauksensa ajoissa.
Osuuskunnat säästävät rahaa, kun tilitoimistokulut ovat ennakoitavissa ja tilitoimistot puolestaan uskaltavat ottaa asiakkaikseen osuuskuntaväkeäkin. Puhelinhippa ja selvitystilit vähenevät, elleivät suorastaan lopu. Osuuskunnan ei tarvitse pitää kriisipalaveria kuukauden välein ainakaan taloushallinnon takia. Ja jep, tämä ei ole unta vaan totista totta.
Sähköisen työajanseurannan hyödyt
Maailma digitalisoituu hurjaa vauhtia ja vauhdissa on hyvä pysyä kärryillä. Monet digitaaliset palvelut nimittäin helpottavat arkea huomattavasti, oli kysymys sitten jumppatunnin varaamisesta ja maksamisesta tai laskujen hoitamisesta.
Tuntinetti, kuten muutkin pilvipalvelut, on suunniteltu nimenomaan arkea helpottavaksi työkaluksi. Järjestelmä toimii missä vain toimivan internetyhteyden avulla. Artesaanipuuseppä ja videokuvaaja voivat tehdä kirjauksensa kännykällään jo keikalla.
Tuntinetti ei siis ole sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan, voit työskennellä mihin vuorokauden aikaan tahansa. Tuntinetin palvelut - rekrytoinnista palkanlaskentaan - löytyvät saman järjestelmän sisältä. Näin ei tarvitse täytellä eri lippulappusia tai Exceleitä ja kierrättää samoja kirjauksia useampaan järjestelmään tai tiedostoon.
Tuntinetti on all-in-one
Työntekijöiden työvuorosuunnittelu ja työaikakirjaukset on helposti tarkistettavissa yhden näytön kautta, ja tarvittaessa tunnit voi vielä hyväksyttää asiakkaalla. Palkanlaskennan pohjana on esihenkilöiden hyväksymät tunnit, erillistä manuaalista syöttämistä ei tarvitse tehdä. Näin myös vältytään kirjausvirheiltä ja ylimääräisiltä näpyttelyiltä.
Ja mikä parasta, pääkäyttäjät, esihenkilöt samoin kuin työntekijä itse, voi reaaliajassa seurata tapahtumia Tuntinetistä.
Raportointi on kätevästi osana Tuntinetin perusominaisuutta, eli saat ajettua tallennetut tiedot Exceliin tai PDF:ksi. Valitset vain haluamasi aikavälin ja tadaa! Samoin järjestelmä toimii sähköisenä arkistointipalveluna, ei enää pölyisiä mappeja ja haalennutta mustetta. Post- it lapuista nyt puhumattakaan…
Myös integraatiot onnistuu niin palkanlaskentaan kuin laskutukseenkin, ei turhaa välikäsien kautta tapahtuvaa aineistojen käsittelyrumbaa.
Miten on, kuulutko sinä osuuskuntaan? Vai oletko tilitoimistoyrittäjä? Jos olet osuuskunnan jäsen tai tilitoimistoyrittäjä, olisiko tässä jotain sinulle? Tsekkaa, se ei velvoita sinua mihinkään. Tuntinettiin pääset tutustumaan täältä:https://www.tuntinetti.fi/Tyoajanseuranta/Esittely/Tyoajanseuranta_Tyovuorosuunnittelu_Palkanlaskenta_Palkkapalvelut
ja lataa itsellesi ilmainen Tuntitalkkarin opas:https://www.tuntinetti.fi/Tyoajanseuranta/Esittely/Kokemuksia/Tyoajanseurannasta/Lataa_Pikaopas
