maanantai 20. kesäkuuta 2022

Osuuskunnat ja tilitoimistot, sähköinen työajanseuranta avuksi

Tässä kesäisessä blogikirjoituksessamme pohdimme hieman sähköisen työajanseurannan hyötyjä osuuskuntien ja tilitoimistojen maailmassa, joista meillä on kokemusta.

Taloushallinto numeroineen on usein vieras alue erityisesti luovien alojen osuuskunnille. Homma mutkistuu entuudestaan, jos osuuskunnalla on urakkatöitä tekeviä keikkatyöläisiä ja sekä kuukausipalkkaisia että tuntipalkkaisia työntekijöitä.

Osuuskunnalla ei välttämättä ole omia toimitiloja, joten sosiaalinen kontrolli ei pelaa. Tuntikirjaukset ja osto- ja myyntilaskut toimitetaan osuuskunnan talousvastaavaksi valitulle henkilölle miten sattuu (ja milloin sattuu), osa sähköisesti, osa postitse, osa skannattuina, osa vinosta otettuina tärähtäneinä kännykkäkuvina.

Osassa skannauksista laskun viitenumeron päälle on lätkäisty post-it-lappu. Joukossa on hailakoita kuitteja ostoksista ja osassa laskuista loppusumma heittää vähän. Osa porukasta ei ole muistanut tarkistaa kilometrikorvauksensa suuruutta ajantasaiseksi. Ja aika sen kuin rientää. Kääk! Edelleen ajatus alvipäivästä nostaa kylmän hien pintaan.

Tästä läjästä pitää sitten koostaa palkkoihin ja veroihin liittyvä kirjanpito tilitoimistoille. Aineistoa joutuu skannaamaan, kuvia terävöittämään ja pienentämään, tarkistamaan asioita puhelimitse jne. ja vahtimaan tiliotteita haukan lailla. Yleensä aineisto onkin sitten hieman myöhässä.

Ei siis ihme, että monet tilitoimistot vähän vieroksuvat osuuskuntia. Jos osuuskunnan aineisto tulee ajoissa, sitä pitää käsitellä. Jos se tulee myöhässä, tilitoimistolle tulee hirveä kiire tarkistaa se. Kirjanpitolasku kasvaa ja pahimmassa tapauksessa osuuskunta etsii uuden tilitoimiston tai tilitoimisto ilmoittaa, ettei rupea enää säätämään mitään ko. osuuskunnan kanssa.

Laskurit ja ohjelmat avuksi

Tuntinetin työaikalaskurista ja viitenumerolaskurista olisi tuolloin ollut hyötyä. Nyttemmin viisastuneena voinkin suositella niitä osuuskuntien käyttöön. Ne ovat vieläpä ilmaisia.

Entä sitten muu osuuskuntien talous- ja henkilöstöhallintopuoli?  On nykypäivää käyttää valmiita ohjelmia, joiden avulla palkanlaskenta ja kirjanpito hoituvat siististi ja jota voi käyttää laskutukseenkin. Osuuskunnan ei tarvitse enää paimentaa ja patistaa jäseniä toimittamaan kirjauksensa ajoissa.

Osuuskunnat säästävät rahaa, kun tilitoimistokulut ovat ennakoitavissa ja tilitoimistot puolestaan uskaltavat ottaa asiakkaikseen osuuskuntaväkeäkin. Puhelinhippa ja selvitystilit vähenevät, elleivät suorastaan lopu. Osuuskunnan ei tarvitse pitää kriisipalaveria kuukauden välein ainakaan taloushallinnon takia. Ja jep, tämä ei ole unta vaan totista totta.

Sähköisen työajanseurannan hyödyt

Maailma digitalisoituu hurjaa vauhtia ja vauhdissa on hyvä pysyä kärryillä. Monet digitaaliset palvelut nimittäin helpottavat arkea huomattavasti, oli kysymys sitten jumppatunnin varaamisesta ja maksamisesta tai laskujen hoitamisesta.

Tuntinetti, kuten muutkin pilvipalvelut, on suunniteltu nimenomaan arkea helpottavaksi työkaluksi. Järjestelmä toimii missä vain toimivan internetyhteyden avulla. Artesaanipuuseppä ja videokuvaaja voivat tehdä kirjauksensa kännykällään jo keikalla.

Tuntinetti ei siis ole sidottu tiettyyn paikkaan tai aikaan, voit työskennellä mihin vuorokauden aikaan tahansa. Tuntinetin palvelut - rekrytoinnista palkanlaskentaan - löytyvät saman järjestelmän sisältä. Näin ei tarvitse täytellä eri lippulappusia tai Exceleitä ja kierrättää samoja kirjauksia useampaan  järjestelmään tai tiedostoon.

Tuntinetti on all-in-one

Työntekijöiden työvuorosuunnittelu ja  työaikakirjaukset on helposti tarkistettavissa yhden näytön kautta, ja tarvittaessa tunnit voi vielä hyväksyttää asiakkaalla. Palkanlaskennan pohjana on esihenkilöiden hyväksymät tunnit, erillistä manuaalista syöttämistä ei tarvitse tehdä. Näin myös vältytään kirjausvirheiltä ja ylimääräisiltä näpyttelyiltä.

Ja mikä parasta, pääkäyttäjät, esihenkilöt samoin kuin työntekijä itse, voi reaaliajassa seurata tapahtumia Tuntinetistä.

Raportointi on kätevästi osana Tuntinetin perusominaisuutta, eli saat ajettua tallennetut tiedot Exceliin tai PDF:ksi. Valitset vain haluamasi aikavälin ja tadaa! Samoin järjestelmä toimii sähköisenä arkistointipalveluna, ei enää pölyisiä mappeja ja haalennutta mustetta. Post- it lapuista nyt puhumattakaan…

Myös integraatiot onnistuu niin palkanlaskentaan kuin laskutukseenkin, ei turhaa välikäsien kautta tapahtuvaa aineistojen käsittelyrumbaa.

Miten on, kuulutko sinä osuuskuntaan? Vai oletko tilitoimistoyrittäjä? Jos olet osuuskunnan jäsen tai tilitoimistoyrittäjä, olisiko tässä jotain sinulle? Tsekkaa, se ei velvoita sinua mihinkään. Tuntinettiin pääset tutustumaan täältä:https://www.tuntinetti.fi/Tyoajanseuranta/Esittely/Tyoajanseuranta_Tyovuorosuunnittelu_Palkanlaskenta_Palkkapalvelut

ja lataa itsellesi ilmainen Tuntitalkkarin opas:https://www.tuntinetti.fi/Tyoajanseuranta/Esittely/Kokemuksia/Tyoajanseurannasta/Lataa_Pikaopas

maanantai 23. toukokuuta 2022

Ainainen kiire

Tuntuuko sinusta, että jokainen vuosi on ruuhkavuosi? Tuntuuko, ettei aikaa ole riittävästi edes jokapäiväisiin asioihin, minkään uuden aloittamisesta nyt puhumattakaan? Tunne on tuttu useimmille meistä. Onneksi on olemassa keinoja vähentää kiireen tunnetta. Kannattaa kokeilla vaikka seuraavia.

1. Tavarapaljous kuriin

Heitä tai lahjoita pois turhat tavarat. Kierrätyskeskukset ja kirpputorit ottavat mielellään vastaan hyväkuntoista tavaraa. Vanhat romut taas joutavat roskiin. Siivouskin helpottuu yllättävän paljon, kun turha roina poistetaan nurkista. Kokeile vaikka konmaritusta ja osta uutta vain oikeaan tarpeeseen. Luontokin kiittää vastuullista kuluttajaa.

2. Elä hetkessä!

Jos olet jumissa eilisessä tai kannat huolta huomisesta, et ehdi nauttia tästä hetkestä. Olemalla läsnä tässä ja nyt saat varmemman olon siitä, että pystyt kyllä hallitsemaan juuri nyt käsillä olevat asiat. Jos murehdit asioita, jotka olisi pitänyt tehdä jo eilen tai stressaat huomisen töitä jo etukäteen, aivosi alkavat luulla, että koko vyyhti on selvitettävä aivan heti. Jos hetkessä eläminen tuntuu sinusta vieraalta tai hankalalta, voit vaikka osallistua mindfulness, eli tietoisuustaito-kurssille. Ilman kurssejakin pärjää, jo pieni kävely lähipuistossa tai -metsässä irrottaa sinut haasteista hetkeksi. Joko olet huomannut sini- ja valkovuokot? Nyt eletään niiden parasta kukkimisaikaa.  

3. Aikataulutus ja kalenterimerkinnät

Hälyttääkö kalenterisi tapahtumista ja tapaamisista koko ajan? Ovatko kaikki niistä oikeasti hyödyllisiä tai muuten mukavia, vai onko niiden joukossa pakkopullaa? Mitä jos poistaisit kalenterista kaikki ylimääräiset asiat, jotta voit keskittyä oikeasti tärkeisiin ja itsesi kannalta hyödyllisiin asioihin. Muista, että viikkoon olisi hyvä mahtua myös omaa aikaa. Voit halutessasi varata sille paikan kalenteriin, näin pidät huolta omasta jaksamisestasi.

4. Things to do

Kirjoita joka ilta lista, jossa on seuraavan päivän viisi tärkeintä hoidettavaa asiaa. Älä lannistu tai soimaa itseäsi, vaikket ehtisi tehdä niitä kaikkia. Huomennakin on päivä. Kirjoita joka ilta uusi lista ja siirrä edellisen illan listalta ensimmäiseksi ne asiat, jotka jäivät tältä päivältä rästiin. 

5. Ole itsellesi armollinen

Työkone kiinni, puhelin pöydälle ja perunoita kuorimaan, ennen kuin alkaa vanhempainilta, lasten kuljettaminen harrastuksiin tms. Mitä jos kokeilisit eineksiä, niissä on nykyään hyviä ja terveellisiä vaihtoehtoja? Voisiko kuljetuksia jakaa muiden vanhempien kanssa? Voisiko kumppanisi hoitaa osan töistä? Ole itsesi paras kaveri, älä orjapiiskuri!

6. Ennakoi!

Ennakointi on kiireen verivihollinen. Siispä ennakoi niin paljon kuin mahdollista. Laita seuraavan päivän vaatteet valmiiksi jo edellisenä iltana ja katso aikataulut valmiiksi, jos käytät julkista liikennettä. Jos liikut autolla, tarkista reitit seuraavan päivän tapaamisiin. Pakkaa kaikki tarvittava valmiiksi jo illalla.

7. Unohda multitaskaus

Onko sinulla taipumus tehdä useita asioita  samaan aikaan? Mitä jos keskittyisit yhteen asiaan kerrallaan ja veisit sen loppuun ja vasta sitten aloittaisit seuraavan? Valmiiksi saaminen parantaa mielialaa, joten seuraava työ sujuu hyväntuulisena.

8. Pysähdy

Kun kiire (tai sen tunne) on kovimmillaan, pysähdy hetkeksi. Neuvo voi kuulostaa älyttömältä, mutta se ei ole sitä. Kiire on loppujen lopuksi  vain tunne, josta on mahdollista päästä eroon. Kun annat aivoillesi hetken aikaa levätä, asiat päässäsi saavat  tilaa jäsentyä. Kokeile, huomaat kyllä eron! Muutaman minuutinkin tauon jälkeen on helpompi käydä käsiksi odottaviin tehtäviin. Mitä jos vaikka keittäisit kupillisen lempiteetäsi ja joisit sen rauhassa.

9. Lopeta vertailu

Onko sinulla tapana vertailla itseäsi muihin ja tekemiäsi asioita muiden tekemisiin?  Jos on, luovu tästä tavasta. Somessa on helppo näyttää tehokkaalta ja järjestelmälliseltä, mutta totuus on toinen. Kukaan ei meditoi, jumppaa, poimi korvasieniä, askartele lasten kanssa ja kokeile uutta pastareseptiä samaan aikaan, vaikka siltä postausten perusteella näyttäisikin. Myös töissä ihmiset kertovat onnistumisistaan, eivät epäonnistumisista tai siitä, kuinka monta yritystä onnistumiseen tarvittiin. Älä siis vertaa itseäsi supersuorittajiin tai epärealistisiin somen kiiltokuviin, vaan keskity parantamaan omaa hyvinvointiasi. Kiitä itseäsi omista onnistumisistasi, osta itsellesi vaikka kukkia hyvin hoidetun työn jälkeen.

10. Opettele sanomaan ei

Eräs markkinointiguru sanoi, että suomen kielen kaunein sana on ei. Kun opit sanomaan ei, annat samalla mahdollisuuden niille asioille, joille haluat sanoa kyllä. Älä tee kompromisseja oman hyvinvointisi kustannuksella, jos suinkin voit välttää sen. 





tiistai 19. huhtikuuta 2022

Lomavuodenpäätös - palkanlaskijan painajainen(ko)

“Oliko teistä joku huhtikuun vaihteessa lomilla”, kysyy tiiminvetäjä kireän oloisena. 

“Minä ajattelin olla!” huudahtaa Eija ja samalla vinkkaa Katille silmää. “Niin, minä taidan tänä vuonna olla se, joka tekee pitkät päivät”, Kati huokaa takaisin. “Niinhän me viime keväänä sovimme”, Eija virnistää. “Joo, hyvin muistan… Huokaisen sitten vappuna”, Kati naurahtaa. 

“Jos yhtään helpottaa, niin päivitin lomavuoden päätökselle tarkistuslistan, käys kurkkaa”, Eija hihkaisee pöytänsä takaa. Kati silmäilee listan, ja hyvältä näyttää. 


Mukana on muun muassa lomavuoden aikana:


  • aloittaneet ja lopettaneet

  • pitkään poissa olleet

  • tilastopalkkalajien tarkistaminen

  • loma-ansioiden kerryttäminen

  • tuntipalkkaisten laskentasäännöt

  • kuukausipalkkaisten laskentasäännöt

  • työehtosopimusten vuosilomalaskennat

  • lomautukset

  • lisävapaapäivät

  • muut huomioitavat

  • lopuksi saldojen päivittäminen koko henkilöstölle.


Kuulostaako tutulta? Miten teidän firmassa hoidetaan lomavuodenvaihde?


Lomavuoden päätös, tuo palkanlaskijan painajainen? On tosiaan käytävä läpi lomanansaintasäännöt, laskettava lomavuoden ajalta täydet lomanansaintakuukaudet ja niille kertyneet lomapäivät, tarkistettava pitkät poissaolot, päivitettävä tilastopalkkalajien kertymät työntekijöille, jos jollain puuttuu, tai lisättävä laskennallinen lomapalkka….


Mutta tiedätkö mitä? Tätä painajaista ei välttämättä tarvitse kokea!


Nimittäin jos käytössä on Tuntinetti, niin Tuntinetissä sinun ei tarvitse tehdä erillistä lomavuoden päätöstä, silloin kun Tuntinetin lomalaskenta (lisäominaisuus) on käytössä. Tuntinetin vuosilomalaskenta laskee työntekijöiden ansaitsemat vuosilomat ja lomapalkkavaraukset automaattisesti, tarvittaessa jopa juoksevat arviot ympäri vuoden.



Mitä huomioitavaa tässä lisäominaisuudessa on?


Periaatteessa vain ajoitus! Jos aktivoit automaattisen vuosilomalaskennan ensimmäisen kerran kesken lomanansaintavuoden (esim. 1.4.2021 - 31.3.2022), niin laskentojen täsmääminen edellyttää, että työntekijöiden työaikakirjanpito on Tuntinetissä paikkansapitävä vähintään lomavuoden alusta (esim. 1.4.2021) lähtien. 


Tämä johtuu siitä, että vuosiloman ansainta (ja joissain tilanteissa myös lomapalkka) määräytyy lomanansaintavuoden työssäolon perusteella, jolloin mikäli työntekijältä puuttuu työaikamerkintöjä lomavuoden ajalta, lomapäivät (ja mahdollisesti myös lomapalkka) vastaavalta ajalta jää ansaitsematta.


Pääset tutustumaan kokonaisuudessaan Tuntinetin vuosilomalaskennan käyttöönottoon ja asetuksiin Vuosilomat-ohjeistamme.



Silkkaa ajan ja hermojen säästöä!


maanantai 21. maaliskuuta 2022

Siirtyminen kesäaikaan















On jälleen kellonsiirtojen aika käsillä, hurjaa vauhtia kesää kohti mennään siis!

Kesäaika alkaa maaliskuun viimeisenä sunnuntaina, jolloin kelloja siirretään tunti eteenpäin aamuyöstä kello 3.00. Tänä vuonna kesäaika alkaa lauantain 26. maaliskuuta ja sunnuntain 27. maaliskuuta välisenä yönä.

Miten kellonaikojen siirtäminen tapahtuu Tuntinetissä? Tarvitseeko työntekijän huomioida tämä leimatessaan tai työaikakirjauksissaan? Tai tuleeko vastuuhenkilön muokata työaikakirjauksia?

Ei tarvitse. 

Tuntinetti antaa kirjauksista kesäaikaan siirtymisen johdosta huomautuksen työntekijän työaikaraportilla, ja huomioi automaattisesti kesäaikaan siirtymisen työajassa.


Kätevää!

perjantai 28. tammikuuta 2022

Silkkaa hermonsäästöä

Työvuorolistat tehtynä ja lähetetty, sitten siirryn kirjaamaan työtunnit työajanseurannan järjestelmään, käsittelen matkakulut matkalaskujärjestelmässä, ajan raportit ulos ja alan näpyttelemään aineistoa työntekijöille, kirjaan Tulorekisteriin ilmoitukset… 

Kuulostaako tämä tutulta? 

Lähden tutkimaan Tuntinetin sielunmaisemaa ja päätän aloittaa työvuorojen suunnittelusta. Vahvistan vuorot, sitten siirryn tarkistamaan työaikaraportit. Kappas, siellä tunnit jo näkyvät aivan kuten työvuorosuunnittelussa vahvistin. Tarkistan vielä matkakulut. Uuden vuoden uudet arvot on päivitetty kululajeihin, ja kirjaan nämä työntekijöille työaikaraporttiin. Enää puuttuu tuntien hyväksyminen ja sitten palkkoja laskemaan!

Siirryn viereiselle välilehdelle ja huomaan, että määrittämäni aikaväli on käytössä jo sielläkin. Mitään muutoksia ei siis tarvinnut tehdä. Valitsen työntekijät ja luon uudet palkkalaskelmat. Järjestelmä pyytää syöttämään maksupäivän, jonka se vie kaikille. Mitä ihmettä, eikö näitä tarvitsekaan syöttää yksitellen? Entäpä tunnit, onko ylityöt käsitelty, entä matkakulut? Kyllä vain, kaikki nämä ovat jo näkyvissä palkkalaskelmariveillä. Eli nyt vain palkkalaskelmat vahvistukseen ja maksatusaineistoa ajamaan.

Noudan maksatusaineiston ja hetken aikaa ihmettelen, miksi sen Yhteensä- summa näyttää erikoiselta. Sitten huomaan yhteenvedosta, että erotus syntyy ay-maksuista ja ulosotoista. Mitä ihmettä, eikö niistä täydykään ajaa erillisiä aineistoja? Ei näköjään tarvitse, siinähän ne yhteenvedolla näkyvät. 

Lähetän palkkalaskelmat ja totean, kuinka kätevästi jokainen saa oman laskelmansa näkyviin omalla tunnuksellaan.  

Ei muuta kuin palkat maksuun eli maksatusaineisto pankkiin ja vielä viimeiseksi ilmoitus verottajalle. 

Noudan aineiston Kausiraportit-näkymästä ja tarkistan vielä, että kyseessä on oikea maksupäivä. Kyllä vain eli aineisto eteenpäin.


Miten paljon aikaa (ja hermoja) säästinkään!



perjantai 24. joulukuuta 2021

Rauhallista joulua

 

Korvatunturilla on saatu hommat sille mallille, että on aika lastata reki. Lahjapajan ja Lahjapakkaamon väki kerääntyy pihalle katsomaan, kun Peetu Porotonttu tuo porot tallista. Petteri Punakuono astelee reippaana laumansa kärjessä. Pian lähdettäisiin. Mukana on ensikertalaisiakin poroja. “Harjoituslennot menivät tänä vuonna tosi hyvin”, huikkaa Peetu Porotonttu katselijoille ja taputtaa lähimpiä poroja lautasille. Petteri Punakuono tuuppaa Peetua hellästi turvallaan. 


Reki lastataan riuskasti Tonttu Väkivahvan ja muiden voimanostajatonttujen toimesta. Peetu Porotonttu valjastaa porot. Sitten Joulumuori kietoo vielä itse neulomansa raidallisen kaulaliinan Joulupukin kaulaa lämmittämään ja antaa suukon poskelle. Joulupukki halaa Muoria tiukasti. “Hyvää työpäivää, tai työyötä pikemminkin”, toivottaa Joulumuori koko lentoon valmiille porukalle. Kohta lennettäisiin halki aikavyöhykkeiden. Porot kopistelevat jo sorkkiaan malttamattomina. Matkasta tulisi pitkä ja jännittävä. 


Joulupukki kapuaa rekeen ja porot lähtevät matkaan. Koko Korvatunturin väki huiskuttaa innoissaan Joulupukille, joka huiskuttaa takaisin. Reki pienenee pienemistään taivaalla, kunnes katoaa näkyvistä tähtikirkkaaseen yöhön. “Tulkaapa kaikki, meillä on keitettynä lämmintä glögiä ja pipareitakin löytyy”, sanoo Joulumuori tontuille hymyillen. Tontut kävelevät pakkasesta Joulumuorin perässä lämpimään. Kaikilla on hyvä ja lämmin olo. 


Niin Korvatunturin kiireet on tällä erää taputeltu.


Rauhallista joulun aikaa!



torstai 23. joulukuuta 2021

Vuokratontut

 

Viimeisiä työvuoroja ennen jouluaaton suurta lähtölaskentaa vietellään. Vuokratontuilla päättyy tänään työsopimukset ja Tonttu Tomera kiertää yhdessä HR-Tontun kanssa työpisteitä läpi.


 “Laitoin eilen kaikille Vastuu Tontuille viestiä, että tänään tulee olla Vuokratonttujen arvioinnit valmiina. Osa Vuokratontuista saa työtodistuksen mukaansa, ja lopuille tulostellaan postiin ne”. Tonttu Tomera sanoo. HR-tonttu tutkii listaansa, ja varmistaa “Olikohan näille Vuokratontuille jo ne omat pohjat sinne Tuntinettiin viety?” “Mikäs niissä on muuttunut?” Tomera vastaa ihmeissään. “Muistelin, että siellä jotain kohtaa muutettiin, mutta minä tarkistan ne kun olemme takaisin Palkkatoimistolla”, HR-Tonttu tuumaa.


Vastuu Tonttu on vastassa Tonttu Tomeraa ja HR-Tonttua Lahjapajalla. “Tässä on jo nämä päättyneiden tonttujen arvioinnit” hän ojentaa listan HR-Tontulle. “Täytyy kyllä sanoa, että tänä vuonna on ahkerat tontut olleet apuna”. HR-Tonttu tarkistaa nimet ja arvioinnit, kaikki kunnossa listan osalta. “Loput voitkin laittaa meille Palkkatoimistoon sähköpostilla!” “Taidan kuitenkin tuolla faxilla laittaa, kuulette kun tulee perille”, Vastuu Tonttu virnistää. Tonttu Tomeraa naurattaa “Sitä ei voi olla kuulematta, pirisee ja pärisee siihen malliin isosti!”


Huopikkaat viuhuen tontut jatkavat matkaansa toisiin työpisteisiin, ja iltapäivästä HR-tonttu tarkistaa niin työaikakirjaukset kuin työtodistusten tulostukset. Postikonttorin Postitonttu lupasi lähettää kaikki loput todistukset joulun jälkeen, ja HR-Tonttu vielä kuittaa kaikille kiitokset yhteissähköpostilla. 


Kun päivän kiireet on saatu purettua, HR-Tonttu huokaisee “Se on Tonttu Tomera nyt ensi vuoteen Vuokratonttujen osalta, vähän niin kuin kaiken muunkin.. Nopeasti on mennyt aika!” “Niin on, älä muuta sano! Vieläkin tuntuu, että on sen sata asiaa jäljellä, mutta loppujen lopuksi hyvin on aikataulu pitänyt,” Tomera puhisee.

Niin Palkkatoimiston tontut siirtyvät illalliselle puhtia saadakseen, ensi yö olisi se kiireisin…