Tietoinen (työ)hyvinvointi harmauden keskellä

 

Marraskuu tuo mukanaan pimeämmät päivät, sateet, ja kasvavan kylmyyden, mikä vaikuttaa työntekijöiden mielialaan ja energiatasoihin, joillakin voimakkaastikin, toisilla vähemmän. Työpaikan työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja edistäminen voi olla erityisen tärkeää tällaisina aikoina. Tässä blogikirjoituksessa jaamme vinkkejä ja käytännön neuvoja siitä, miten voit panostaa työhyvinvointiin marraskuussa.

Valoa harmauden keskelle

Valaise työympäristöä, niin valaiset samalla mielialaasi. Pimeät päivät voivat vaikuttaa mielialaan. Käytä tehokasta valaistusta työpaikalla, ja harkitse luonnonvalon aallonpituuksia käyttävien lamppujen käyttöä. Myös viherkasvit voivat tuoda piristystä toimistolle edellyttäen, että niistä muistetaan pitää huolta. Joissakin yrityksissä on käytössä kokonainen viherseinä.

Tauota työpäivääsi

Säännölliset tauot ja liikunta tuovat uutta virtaa työpäivän keskellä. Kannusta työntekijöitä pitämään lyhyitä taukoja päivän aikana. Taukojen aikana he voivat venytellä, kävellä lyhyen lenkin tai tehdä hengitysharjoituksia pitääkseen mielen ja kehon virkeänä. Jo muutama jumppaliike toimistotuolissa tehtynä parantaa verenkiertoa ja virkistää väsyneitä hartioita.

Teemakuukausi

Miten olisi marraskuulle oma teema?  Voitte luoda marraskuulle teeman, kuten "Hyvinvointi ja kiitollisuus" tai jokin muu teille sopiva myönteinen teema. Järjestä tiimipalavereja tai aktiviteetteja, jotka liittyvät teemaan ja auttavat työntekijöitä tuntemaan itsensä arvostetuiksi.

Sää on asennekysymys

Kun on sopiva ulkovaatetus, sää on (lähes) asennekysymys. Muistuta työntekijöitä varautumaan sateiseen, liukkaaseen ja kylmään säähän. Suosittele heitä pitämään sateenvarjoja, valitsemaan jäisille kaduille sopivat jalkineet ja pukeutumaan lämpimästi, jotta he voivat tuntea olonsa mukavaksi myös huonoissa sääolosuhteissa.

Liikuntaa päivän keskelle

Voiko työpäivän katkaista liikunnalla? Voit harkita järjestävän liikuntatunteja tai joogatunteja työpaikalla. Liikunta voi auttaa parantamaan fyysistä ja henkistä hyvinvointia. Harkitse myös ohjattujen keppijumppatuokioiden järjestämistä vaikka kerran viikossa.

Välipalat

Tarjoa terveellisiä välipaloja, kuten hedelmiä ja pähkinöitä, työpaikalla. Ne voivat auttaa ylläpitämään energiatasoja ja vähentämään makeannälkää. Karkkiautomaatti on nopea, mutta lyhytvaikutteinen apu nuutuneisuuteen. Vitamiinipitoiset hedelmät pitävät porukkasi virkeämpänä.

Vuorovaikutus työyhteisössä

Kannusta vuorovaikutukseen! Luo uusia mahdollisuuksia työntekijöiden väliselle vuorovaikutukselle ja sosiaalisille aktiviteeteille, kuten lounasretkiä tai kahvitaukoja yhdessä. Piristäisikö vaikka käynti taidemuseossa tai joku joukkuepeli tunnelmaa näin marraskuussakin? 

Henkilöstökyselyistä hyödyllistä lisätetoa

Henkilöstökyselyt ja palautteet antavat hyvää lisätietoa työpaikalla. Kerää säännöllisesti työntekijöiltä palautetta työhyvinvoinnista ja tee tarvittavat muutokset niiden perusteella. Osoita, että kuuntelet työntekijöitä ja pidät heidän hyvinvointiaan tärkeänä. 

Marraskuussa työhyvinvoinnin tukeminen on erityisen merkityksellistä, kun sääolosuhteet voivat vaikuttaa negatiivisesti mielialaan. Panostamalla työpaikan työhyvinvointiin voit auttaa työntekijöitä jaksamaan paremmin ja säilyttämään positiivisen asenteensa myös marraskuun harmaudessa. Yhteistyössä voimme tehdä tästä marraskuusta energisen ja motivoivan kuukauden.

Työniloa marraskuun päiviin!

Palaute työelämässä

 

Meistä varmasti jokainen on jossain vaiheessa työelämää joutunut joko vastaanottamaan tai antamaan palautetta. Työelämässä palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat keskeisiä taitoja, jotka vaikuttavat paitsi organisaation menestykseen, myös työntekijän ammatilliseen kehitykseen. 

Tässä kirjoituksessa tarkastelemme kolmea erityyppistä palautetta vaikutuksineen ja sitä, kuinka rakentavan palautteen kulttuurin omaksuminen voi muodostua tärkeäksi voimavaraksi sekä yksilön että koko organisaation kannalta.

Hyvä palaute työelämässä

Hyvä palaute on kannustavaa ja myönteistä. Se vahvistaa työntekijöiden itseluottamusta, motivoi ja edistää organisaation ilmapiiriä. Hyvän palautteen tunnusmerkkejä ovat kiittäminen, rohkaisu ja onnistumisten tunnustaminen.

Hyvä esihenkilö tai kollega voi esimerkiksi sanoa: "Teit erinomaista työtä tässä projektissa. Kiitos omistautumisesta ja innovatiivisuudesta. Olemme todella ylpeitä siitä, miten saimme tämän projektin hoidettua."

Huono palaute työelämässä

Huono palaute on negatiivista ja tuomitsevaa. Se aiheuttaa usein motivaatiotason laskua, ammatillisen itsetunnon alenemista ja lisäksi se voi vahingoittaa työpaikan ihmissuhteita. Huonolle palautteelle on tyypillistä, että siinä keskitytään ongelmiin ja virheisiin antamatta kuitenkaan mitään uutta, rakentavaa suuntaa.

Esimerkki huonosta palautteesta voisi olla: "Sinä teet aina virheitä, etkä koskaan opi. Olet laiska ja huolimaton." Esimerkki on kärjistetty, mutta valitettavasti tällainenkin palaute on osa joidenkin yritysten toimintakulttuuria. Huonosta palautteesta on kielteisiä seurauksia niin yksilölle kuin organisaatiollekin, ja siksi onkin tärkeää tarjota palautetta rakentavalla ja harkitulla tavalla. Vain siten voidaan aidosti edistää myönteisiä muutoksia ja parantaa työympäristöä.

Rakentava palaute työelämässä

Rakentava palaute on tavallaan kultainen keskitie. Siinä tunnistetaan ongelmat, mutta tarjotaan lisäksi konkreettisia ehdotuksia niiden ratkaisemiseksi. Rakentava palaute auttaa yksilöitä kasvamaan ammatillisessa roolissaan ja pitkällä tähtäimellä myös itse organisaatiota kehittymään.

Esihenkilö voi antaa rakentavaa palautetta vaikkapa seuraavasti: "Huomasin, että viimeisimmässä projektissa oli muutamia virheitä. Katsotaanpa, miten voimme yhdessä kehittää prosesseja ja varmistaa, että niitä ei tapahdu tulevaisuudessa." Rakentava palaute on tärkeää, koska se keskittyy konkreettisiin toimenpiteisiin. Palaute ei siis ainoastaan tunnista ongelmaa, vaan tarjoaa myös selkeän suunnan sen ratkaisemiseksi.

Palautteen tulee myöskin olla tasapuolista. Se ei voi olla syyttävää, vaan siinä pitää huomioida sekä onnistumiset että kehityskohteet. Useimmissa, ellei kaikissa, tapauksissa kuitenkin on sekä onnistumisia että epäonnistumisia. Kukaan ei tee pelkkiä virheitä tai vastaavasti onnistu aina täydellisesti kaikissa tekemisissään. 

Ongelmatilanteissa rakentava palaute kannustaa avoimeen vuoropuheluun ja luo tilan avoimelle keskustelulle, jossa myös työntekijät voivat ilmaista näkemyksiään ja tarpeitaan. 

Jos yrityksen toimintakulttuuria saadaan muutettua tähän suuntaan, työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa ja he sitoutuvat työhönsä ja työnantajaansa paremmin. Ja rakentava palaute ei keskity pelkästään korjaamaan virheitä, vaan tunnistaa myös yksilöiden vahvuudet ja sen, miten niitä on hyödynnetty ja voidaan tulevaisuudessakin hyödyntää. 

Hyvät ja huonot viestintätavat heijastuvat usein myös yrityksen ulkopuolelle 

Hyvä, huono ja rakentava palaute ovat osa työelämän arkea. Meillä jokaisella on kokemusta joistakin tai kaikista kolmesta palautteen muodosta ja siitä, millaiset vaikutukset niillä on henkilöstön sitoutuneisuuteen ja työpaikan yleiseen ilmapiiriin. Yritykset, jotka osaavat tarjota rakentavaa palautetta ja luoda positiivisen palautteen kulttuurin, pystyvät motivoimaan työntekijöitään, parantamaan tuottavuutta ja saavuttamaan menestystä myös pitkällä aikavälillä. 

On tärkeää muistaa, että palaute on kaksisuuntainen katu, eli toisin sanoen palautteen vastaanottaminen ja hyödyntäminen on yhtä tärkeää kuin sen antaminen. Hyvä palaute on tietysti helppo vastaanottaa. Myös rakentava palaute on helpompi vastaanottaa kuin huono palaute, koska sen avulla sekä yksilö että organisaatio saavat mahdollisuuden oppia, kasvaa ja kehittyä eteenpäin. 

Se tapa, jolla yrityksessä annetaan palautetta, ohjaa usein myös sitä, miten palautetta annetaan ja käsitellään myös yrityksen ulkopuolella eli asiakassuhteissa ja muussa yrityksen ulkoisessa viestinnässä. Sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen tyyli ja sävy heijastuvat yllättävän usein myös yrityksen ulkopuolelle. 

On siis tärkeää omaksua rakentavan palautteen kulttuuri kaikilla tasoilla, sekä sisäisessä että ulkoisessa vuorovaikutuksessa. Se helpottaa suhteita asiakkaiden ja tavaran- tai palveluntoimittajien kanssa, parantaa yrityksen viestintää ja loppujen lopuksi vaikuttaa myös yrityskuvaan. Hyvä toimintakulttuuri tässä suhteessa helpottaa myös uusien työntekijöiden rekrytointia.

Rakentavan palautteen antamisessa on tärkeää ilmaista huolenaihe tai pettymys selkeästi ja asiallisesti, mutta samalla tarjoten uusia ehdotuksia tai mahdollisia ratkaisuja havaittuun ongelmaan. 

Tässä on muutamia vinkkejä rakentavan palautteen antamiseen:

• Ole selkeä ja asiallinen, keskity kertomaan, mikä oli ongelma, mutta vältä syyttelyä ja kiivasta kielenkäyttöä.
• Tee konkreettisia ehdotuksia ja esitä ideoita siitä, miten tilannetta voidaan parantaa tai ongelma korjata.
• Ole kohtelias, muista antaa huomiota ja kiittää hyvin sujuneista asioista, vaikka antaisitkin myös kritiikkiä.
• Jos mahdollista, anna palautetta aina suoraan henkilölle tai yritykselle, eikä pelkästään anonyymisti julkisilla foorumeilla.

Positiivista syksyn jatkoa!

Laajennettua asiakaspalvelua

Seuraavassa lyhyessä tarinassa seurataan asiakasta nimeltä Laura, joka on asiakkaana Tuntinetti-nimisessä yrityksessä. Vaikka Tuntinetti on erikoistunut työajanseurantaan, Lauran kysymykset ja tarpeet ovat monipuolisempia kuin pelkkä työajanseuranta. 

Tämä tarina kertoo, kuinka yritys kohtaa tilanteita, joissa asiakkaat ovat kiinnostuneita laajemmista aiheista ja kuinka yritys voi pyrkiä auttamaan heitä parhaansa mukaan.

Kuvitellaanpa, että tarina alkaa Lauran pienestä kahvipaahtimosta, joka on juuri aloittanut toimintansa. Laura on innokas yrittäjä, joka arvostaa laatua ja haluaa tarjota asiakkailleen parasta mahdollista luomukahvia. Hän on myös Tuntinetin asiakas, jolla on käytössä heidän työajanseurantapalvelunsa.

Eräänä päivänä Laura alkoi huomata, että hänen kahvikaupallaan oli vaikeuksia houkutella asiakkaita. Hän päätti ottaa yhteyttä Tuntinetin asiakaspalveluun kysyäkseen neuvoa. 

Asiakaspalvelija, joka vastasi puhelimeen, kuuli Lauran huolen ja oli valmis auttamaan, vaikka aihe ei liittynytkään suoraan heidän ydinosaamiseensa. Tuntinetin asiakaspalvelija vastasi Lauralle ystävällisesti ja ehdotti, että Laura voisi hyödyntää sosiaalisen median alustoja ja verkkosivuja markkinoinnissaan. 

Hän kannusti Lauraa kertomaan tarinoita luomukahvistaan ja yrittäjäpolustaan, sillä tarinat voivat resonoida asiakkaiden kanssa. Hän ehdotti myös paikallista mainontaa ja yhteistyötä muiden paikallisten yritysten kanssa, mikä voisi lisätä kahvikaupan näkyvyyttä. Samalla hän lupasi käydä yhdessä Lauran kanssa läpi Tuntinetin toimintoja, jotka voisivat tukea Lauran yrittäjyyttä.

Laura oli kiitollinen avusta ja jatkoi keskustelua muiden aiheiden ympärillä, kuten kahvin laadun ja erilaisten kahvipapujen. Vaikka nämä aiheet eivät olleetkaan Tuntinetin omaa alaa, he olivat valmiita kuuntelemaan ja tarjoamaan ystävällistä apuaan Lauralle.

Loppujen lopuksi Laura oli tyytyväinen sekä työajanseurantaan että Tuntinetin asiakaspalvelun tarjoamaan ylimääräiseen tukeen. Vaikka Tuntinetin ydinosaaminen on työajanseurannassa, asiakaspalvelussa pystyttiin näkemään asiakkaan tarpeet laajempana kokonaisuutena ja auttamaan asiakasta menestymään yrittäjänä.

Tämä tarina kuvastaa yrityksen kykyä mukautua asiakkaiden tarpeisiin ja tarjota apua ja neuvoja, vaikka ne eivät koskisikaan omaa ydinliiketoimintaa. 

Tarina osoittaa myös, että hyvä asiakaspalvelu voi hyvin ulottua oman ydinosaamisen ulkopuolelle ja auttaa rakentamaan vahvoja ja kestäviä asiakassuhteita.

 

Kokonaisvaltainen ratkaisu palkanlaskentaan

 

Tuntinetti on työajanseurantajärjestelmä, joka tarjoaa huomattavia etuja palkanlaskennassa. Tuntinetti ei ole pelkästään työaikojen seurantaa, vaan sen integroitavuus palkanlaskentaohjelmistoihin yhdessä helppokäyttöisten toimintojen kanssa tekevät siitä vahvan valinnan nykypäivän palkanlaskentaan.

1. Tehokkuus ja ajansäästö:

Tuntinetti yhdistää ajanseurannan ja palkanlaskennan saumattomasti. Sen avulla työaikatiedot siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaohjelmistoon ilman manuaalista syöttöä, mikä säästää arvokasta aikaa ja ehkäisee inhimillisiä virheitä. Palkanlaskijat voivat luottaa siihen, että kaikki tiedot ovat ajantasaisia ja luotettavia. 

2. Tarkkuus ja tietojen eheys:

Palkanlaskenta on kriittinen osa yritystoimintaa, ja virheet voivat aiheuttaa suuria ongelmia. Tuntinetin one-click -toiminnon avulla palkat lasketaan suoraan järjestelmässä, mikä takaa yhdenmukaiset ja tarkat tiedot. Virheiden riski minimoidaan, ja palkanlaskennasta tulee entistä luotettavampaa.

3. Reaaliaikainen seuranta:

Tuntinetin reaaliaikainen seuranta tuo työaikatiedot ja palkanlaskennan saman katon alle. Palkanlaskijat voivat nähdä ajantasaiset tiedot työntekijöiden työtunneista, lomista ja poissaoloista, mikä tehostaa palkanlaskentaprosessia ja mahdollistaa nopeamman raportoinnin. Lisäksi työntekijät saavat palkkalaskelmat suoraan Tuntinettiin.  

4. Helppokäyttöisyys ja mukautettavuus:

Tuntinetti on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi ja mukautettavaksi yrityksen tarpeisin. Sen monipuoliset ominaisuudet mahdollistavat projektien seurannan, lomapäivien ja poissaolojen hallinnan sekä raporttien tarkastelun ja tietojen analysoinnin. Tuntinetin integrointi palkanlaskentaohjelmistoon tuo lisäetua käytön helppouteen ja hallittavuuteen.

5. Kokonaisvaltainen hallinta:

Tuntinetti tarjoaa kattavan ratkaisun työaika- ja palkkatietojen hallintaan. Kun se on liitetty palkanlaskentaohjelmistoon, se helpottaa kaikkien tietojen hallintaa yhdessä järjestelmässä, mikä vähentää tarvetta erillisille ohjelmistoille. Tuntinetti palvelee yrityksen tarpeita aina rekrytoinnista palkanlaskentaan saakka.

Tuntinetti on tehokas ja kokonaisvaltainen ratkaisu palkanlaskentaan. Sen mahdollistama reaaliaikainen seuranta, tarkkuus, helppokäyttöisyys ja hyvä integroitavuus muihin palkanlaskentaohjelmistoihin tekevät siitä erinomaisen työkalun modernille yritykselle.

Valitsemalla Tuntinetin voitte varmistaa, että palkanlaskenta sujuu kitkattomasti ja ammattimaisesti, aikaa ja rahaa säästäen ja virheiden riskiä pienentäen.

Työhyvinvointi kesäkuumalla: vinkkejä toimistolle

 

Kesän kuumat lämpötilat vaikuttavat niin ulko- kuin sisätiloihinkin, ja samalla ne vaikuttavat myös työympäristöön ja työntekijöiden hyvinvointiin. Kun kesän lämpöasteet nousevat korkealle, on erityisen tärkeää huolehtia työhyvinvoinnista ja varmistaa, että työntekijät voivat työskennellä mukavissa olosuhteissa. Tässä blogikirjoituksessa jaamme vinkkejä siitä, miten voitte edistää työhyvinvointia kesäkuumalla.

1. Joustavat työajat ja etätyö: Kesän kuumuudessa voi olla haastavaa työskennellä perinteisessä toimistoympäristössä. Harkitkaa joustavien työaikojen ja etätyömahdollisuuksien tarjoamista työntekijöille. Tällä tavoin he voivat sovittaa työskentelynsä viileämpiin aikoihin tai työskennellä kotonaan tai mökillä. 

2. Työpaikan ergonomia ja ilmastointi: Huolehtikaa siitä, että työpaikalla on hyvä ilmastointi, joka tarjoaa riittävän viileyden työntekijöille. Tarkistakaa myös työpisteiden ergonomia ja varmistakaa, että työntekijät voivat työskennellä mukavassa asennossa ilman fyysisiä haittoja. 3. Nesteytys ja terveelliset elämäntavat: Kesän kuumuudessa on erityisen tärkeää juoda riittävästi vettä ja pitää huolta terveellisistä elämäntavoista. Kannustakaa työntekijöitä juomaan tarpeeksi vettä ja tarjotkaa mahdollisuuksia terveellisiin välipaloihin tai hedelmäpäiviin. Voitte myös jakaa resursseja ja vinkkejä terveellisen elämäntavan ylläpitämiseksi kesän aikana. 4. Henkilöstön virkistys ja kesäaktiviteetit: Kesä tarjoaa loistavan mahdollisuuden järjestää erilaisia virkistystapahtumia ja kesäaktiviteetteja työntekijöille. Voitte järjestää ulkoilmatapahtumia, yhteisiä lounaita tai vaikkapa kesäisen tiimipäivän. Tällaiset tapahtumat edistävät työntekijöiden hyvinvointia ja luovat positiivista ilmapiiriä organisaatioon. 5. Kommunikaatio ja tiedottaminen: Pitäkää yllä avointa viestintää työntekijöiden kanssa kesän lämpötiloista ja muistakin työhyvinvointiin liittyvistä asioista. Informoikaa heitä tarjolla olevista resursseista ja tuesta. Hyödyntäkää esimerkiksi intranettiä, sähköposteja tai työpaikan viestintäkanavia tiedottamiseen. Panostamalla työhyvinvointiin kesän lämpötiloissa osoitatte välittävänne työntekijöiden hyvinvoinnista ja työympäristön viihtyisyydestä. Muistakaa, että työhyvinvointi on jatkuvaa ja sitä tulisi edistää ympäri vuoden, ei vain kesäkuumalla!

Ohjelmiston yhteiskäyttö tuo kilpailuetua

Kuten edellisessä kirjoituksessamme kerroimme, enää kolmannes palkanlaskennan ammattilaisista työskentelee puhtaasti palkanlaskennan tehtävissä. Asiakaspalvelusta on tullut osa monen palkanlaskijan toimenkuvaa.

Asiakaspalvelu helpottuu ratkaisevasti, jos palkanlaskijalla on käytössään pilvipalveluun perustuva järjestelmä. Tämä johtuu siitä, että pilvipalveluohjelmistoja voi yhteiskäyttää eli kaikki saavat käyttöönsä reaaliaikaisen datan. Tästä on hyötyä erityisesti tilitoimistoille ja heidän asiakkailleen.

Hyvä järjestelmä, kuten pilvilaskentaan perustuva Tuntinetti, voi auttaa palkanlaskijaa ja hänen sisäisiä ja ulkoisia asiakkaitaan monella tavalla. Yhteiskäyttöön soveltuvat järjestelmät ovat  yleensä helpommin omaksuttavissa kuin perinteisemmät järjestelmät. Lisäksi on vielä tietoturvanäkökulma eli kun pilvipalvelua käytetään web-selaimen kautta on siinä vähemmän riskejä kuin omalle tietokoneelle itse asennettavan ja päivitettävän ohjelmiston kanssa. Omat ja asiakkaiden tiedot pysyvät turvassa. 

Yhteiskäyttöisen järjestelmän edut

1. Tuottavuus: 

Tuntinetti automatisoi tuntikirjausten hallintaa, joten manuaalinen työ vähenee ja tehokkuus paranee. Kun työntekijät voivat kirjata tuntinsa suoraan järjestelmään, tiedot tallentuvat automaattisesti ja ovat välittömästi käytettävissä. Kun aikaa ja resursseja säästyy, tuottavuus paranee. 

2. Laatu: 

Tuntinetin avulla tuntikirjaukset tallentuvat tarkasti ja virheettömästi järjestelmään. Järjestelmä laskee automaattisesti lisät ja soveltaa työehtosopimuksen mukaisia sääntöjä oikeiden korvausten laskemiseksi. Tämä varmistaa tuntikirjauksien tarkan seurannan ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Laadukkaat ja luotettavat tuntikirjaukset puolestaan tukevat tilitoimiston tarjoamien palvelujen luotettavuutta ja asiakastyytyväisyyttä.

3. Asiakaslähtöisyys: 

Tuntinetti tarjoaa asiakkaille läpinäkyvän tavan kirjata ja seurata työtuntejaan. Asiakkaat voivat helposti tarkastella ja tarkistaa omia tuntikirjauksiaan sekä laskutuksen tilannetta. Tämä parantaa asiakaskokemusta ja lisää asiakkaiden luottamusta tilitoimiston palveluihin. Lisäksi reaaliaikaiset raportit ja analytiikka mahdollistavat paremman ymmärryksen työajan käytöstä ja auttavat asiakkaita tekemään parempia päätöksiä oman liiketoimintansa kehittämiseksi.

4. Yhteistyö ja kommunikaatio: 

Tuntinetin avulla tilitoimisto ja sen asiakkaat voivat tehdä yhteistyötä saumattomasti. Työntekijät voivat kirjata tuntinsa suoraan järjestelmään, ja tilitoimisto voi helposti tarkistaa, hyväksyä ja hallinnoida tuntikirjauksia. Tämä vähentää kommunikaatioon liittyviä haasteita ja virheiden riskiä. Tilitoimisto ja asiakas voivat myös käyttää järjestelmää tiedonjakamiseen, viestintään ja dokumenttien jakamiseen, mikä parantaa yhteistyötä ja tehostaa viestintää.

5. Skaalautuvuus ja joustavuus: 

Tuntinetin avulla tilitoimistot voivat skaalautua ja sopeutua liiketoiminnan tarpeisiin. Järjestelmä on suunniteltu tukemaan erikokoisia tilitoimistoja ja asiakasmääriä. Se tarjoaa joustavuutta räätälöitävien ominaisuuksien ja asetusten avulla, joten tilitoimistot voivat mukauttaa järjestelmää omiin tarpeisiinsa. Tämä auttaa kasvattamaan omaa liiketoimintaa. 

6. Turvallisuus ja tietosuoja: 

Tuntinetti tarjoaa vahvan turvallisuuden ja tietosuojan tilitoimistojen ja asiakkaiden tiedoille. Järjestelmässä on salattu tiedonsiirto ja monitasoinen käyttöoikeuksien hallinta, jonka avulla pääkäyttäjä voi tarkkaan määritellä ketkä saavat tarkastella tai muokata tietoja. Tuntinetti mahdollistaa myös käyttäjäkohtaisesti

päälle kytkettävän kaksivaiheisen tunnistautumisen. Tuntinettiin tallennetut tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti salatussa muodossa, jolloin tilitoimiston ja sen asiakkaiden tiedot pysyvät tallessa.

7. Raportointi ja analytiikka: 

Tilitoimistot voivat hyödyntää Tuntinetin kattavia raportointi- ja analytiikkatoimintoja. Järjestelmä kerää ja tallentaa tietoa työtunneista, projektien edistymisestä ja resurssien käytöstä. Näiden tietojen perusteella tilitoimisto pystyy tekemään tarkkoja raportteja ja analyyseja, jotka auttavat päätöksenteossa ja resurssien hallinnassa.

Tuntinetti tarjoaa myös mahdollisuuden seurata taloudellisia tunnuslukuja ja suorituskykyä, mikä auttaa tilitoimistoa arvioimaan omaa toimintaansa ja tarjoamaan parempaa palvelua asiakkaille.

8. Kustannussäästöt:

Tuntinetti tuo tilitoimistoille kustannussäästöjä useilla tavoilla. Tehokkaampi tuntikirjaus ja työajanhallinta vähentävät manuaalisen työn määrää, mikä säästää aikaa ja vähentää työvoimakustannuksia. Automatisoidut laskutusprosessit ja integraatiot muihin järjestelmiin vähentävät virheiden ja viivästysten riskiä. Lisäksi tarkempi työajanseuranta auttaa optimoimaan resurssien käyttöä.

9. Asiakaspalvelun parantaminen: 

Tuntinetti mahdollistaa paremman asiakaspalvelun tilitoimiston asiakkaille, koska asiakkaat voivat seurata omia tuntikirjauksiaan ja laskutustietojaan reaaliajassa. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja antaa asiakkaille paremman käsityksen työajan käytöstä ja palvelujen kustannuksista. 

Tilitoimisto puolestaan voi vastata asiakkaiden kysymyksiin nopeammin ja tarkemmin, kun tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla järjestelmästä. Tämä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja vahvistaa tilitoimiston mainetta luotettavana kumppanina.

10. Käyttäjäystävällisyys ja helppokäyttöisyys: 

Tuntinetti on suunniteltu olemaan käyttäjäystävällinen ja helppokäyttöinen sekä tilitoimiston työntekijöille että asiakkaille. Intuitiivinen käyttöliittymä ja selkeät toiminnot mahdollistavat nopean oppimisen ja tehokkaan käytön ilman laajaa koulutusta. 

Tämä säästää aikaa ja resursseja käyttöönotossa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Helppokäyttöisyys tekee tuntikirjausten hallinnasta ja raportoinnista sujuvaa ja miellyttävää kaikille käyttäjille.

11. Kehitysmahdollisuudet ja päivitykset:

Tuntinetti kehittyy jatkuvasti vastaamaan palkanlaskijoiden ja tilitoimistojen tarpeita ja alan vaatimuksia. Päivitykset ja uudet ominaisuudet parantavat toiminnallisuutta ja tarjoavat lisäarvoa käyttäjille. Tilitoimistot voivat hyödyntää niitä pitääkseen toimintansa ajan tasalla ja kilpailukykyisenä.

Tuntinetin yhteiskäyttö tarjoaa tilitoimistoille monia etuja, kuten tuottavuuden ja laadun parantamista, asiakaslähtöisyyttä, turvallisuutta, kustannussäästöjä ja kehitysmahdollisuuksia. Näiden etujen avulla tilitoimistot voivat tehostaa toimintaansa, tarjota parempaa palvelua asiakkailleen ja saavuttaa omat liiketoiminnalliset tavoitteensa.

Palkanlaskennalle ja palkanlaskijalle asetettu vaatimustaso on kohonnut vuosi vuodelta

 

Palkanlaskijat ovat eriytyneet yhä enemmän omaksi ammattikunnakseen, jolla on kovan luokan substanssi- ja prosessiosaamista paitsi palkanlaskennasta, myös laajemminkin työsuhteen hallinnasta.

Tilisanomien tekemän kyselyn mukaan alle kolmannes palkanlaskijoista keskittyy nykyään puhtaasti palkanlaskentaan. Palkanlaskijoiden rooli on kehittynyt vuosien varrella ja tehtävän vaatimustaso on kohonnut.

Vaatimuksiin voi sisältyä esimerkiksi työlainsäädännön ja verotuksen tuntemista, työehtosopimusten hallintaa, raportointia ja analytiikkaa sekä taitoa käyttää erilaisia palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmiä.

Palkanlaskijat voivat myös olla enemmän mukana asiakaspalvelussa, josta on hyötyä niin sisäisten asiakkuuksien hoitamisessa kuin ulkoistetussa palkanlaskennassakin.  

Kun toimenkuva laajenee, palkanlaskijoiden on ymmärrettävä laajemmin myös työsuhteen hallinnan kokonaisuus ja sen vaikutukset palkanlaskentaan.

Nykytilanne heijastaa palkanlaskennan ammatillisen roolin monipuolistumista ja erikoistumista, kun palkanlaskijat pyrkivät vastaamaan työelämän kasvaviin haasteisiin ja odotuksiin.

Tietojen ylläpitäminen palkanlaskennan järjestelmässä

Tarkat ja ajantasaiset tiedot työntekijöistä, palkoista, etuuksista ja muista näihin liittyvistä tiedoista ovat välttämättömiä oikeiden palkkojen laskemiseksi ja työntekijöiden oikeuksien varmistamiseksi. 

Moni kaipaa palkanlaskennan järjestelmältä myös yhteiskäyttömahdollisuutta, joka sujuvoittaa prosesseja asiakkaan kanssa.

Tämän päivän vaatimuksiin vastaa parhaiten sellainen järjestelmä, joka tekee palkanlaskennan prosessista helpon ja nopean. Tämä koskee myös tietojen ylläpitämistä, järjestelmän käytettävyyttä sekä mahdollisuutta havaita ja korjata virheelliset tiedot nopeasti.

Ideaalitilanteessa tietojen ylläpito ja korjaukset voidaan tehdä yhteen paikkaan yhdessä järjestelmässä. Tämä säästää aikaa ja vapauttaa palkanlaskijoiden resursseja käytettäväksi muihinkin osaamista vaativiin tehtäviin organisaation sisällä.

Mitä kaikkea sitten kuuluu tietojen ylläpitämisen prosessiin? Eri järjestelmät poikkeavat toisistaan, mutta yleensä tietojen ylläpitäminen palkanlaskennan järjestelmässä, kuten Tuntinetissä, sisältää seuraavat vaiheet:

1. Työntekijätietojen lisääminen: Palkanlaskennan järjestelmään syötetään työntekijöiden perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, työsuhde- ja tilinumerotiedot. Tämä voidaan tehdä joko manuaalisesti tai tuomalla ne ulkoisesta henkilöstöhallinnon järjestelmästä tai muista lähteistä.
2. Työaikatietojen kerääminen: Työntekijöiden työaikatiedot kerätään ja tallennetaan palkanlaskennan järjestelmään. Tämä voidaan tehdä usealla tavalla. Esimerkiksi Tuntinetissä työntekijät voivat syöttää työaikatietonsa itse tai tuoda ne automaattisesti esimerkiksi ulkoisesta työajanseurantajärjestelmästä tai leimauslaitteesta.
3. Palkanlaskentasääntöjen määrittäminen: Palkanlaskennan järjestelmässä tulee määrittää laskentasäännöt palkkaa varten. Näitä ovat palkkaluokat, työehtosopimukset, veroprosentit, sosiaaliturvamaksut ja muut palkanlaskentaan liittyvät säännöt. Palkkarakenteeseen kuuluvat erilaiset palkkaerät, kuten peruspalkka, lisät, vähennykset, korvaukset ja muut palkkaan liittyvät erät. Tuntinetissä tämä tehdään asettamalla parametrit ja säännöt ohjaamaan palkkojen laskentaa. Parametrit ja säännöt voivat sisältää esimerkiksi tunti- ja prosenttiperusteiset palkat, kiinteät palkkaerät, palkkaerien järjestyksen ja muita palkkarakennetta koskevia tietoja.
4. Palkkojen laskeminen: Kun tarvittavat tiedot ja säännöt on syötetty palkanlaskennan järjestelmään, voidaan suorittaa palkkojen laskeminen. Tuntinetin one-click- palkkojen massamuodostustoiminnon avulla palkat voidaan laskea automaattisesti suurillekin määrille palkkalaskelmia yhdellä klikkauksella.
5. Tietojen tarkistaminen ja korjaaminen: Palkanlaskennan järjestelmässä tulee voida tarkistaa ja tarvittaessa korjata palkkojen laskennan tulokset. Tuntinetissä voidaan tehdä ja tulostaa erilaisia palkkaraportteja, joista voi tarkistaa palkkojen oikeellisuuden ja korjata mahdolliset virheet. Tuntinetissä näitä raportteja ovat palkkalistat, palkkakortit ja palkkayhteenvetoja koskevat raportit. Raportteja voidaan tarvittaessa räätälöidä käyttäjän tarpeiden mukaan ja ne voidaan tulostaa tai viedä eri muodoissa, kuten PDF, Excel tai CSV.
6. Tietojen päivittäminen: Palkanlaskennan järjestelmään tulee päivittää tarvittavat tiedot säännöllisesti, esimerkiksi uudet työntekijät, työaikamuutokset, ennakonpidätystiedot ja muut palkanlaskentaan liittyvät tiedot.

Palkanlaskennan prosessi on moniulotteinen ja osaamista vaativa. Hyvä järjestelmä mahdollistaa kaiken tiedon koonnin ja ylläpidon samassa paikassa. 

Tuntinetissä on kaikki nämä ominaisuudet ja niiden lisäksi vielä yhteiskäyttömahdollisuus, jonka eduista kerromme enemmän seuraavassa artikkelissamme.