Lomavuodenpäätös - palkanlaskijan painajainen(ko)

“Oliko teistä joku huhtikuun vaihteessa lomilla”, kysyy tiiminvetäjä kireän oloisena. 

“Minä ajattelin olla!” huudahtaa Eija ja samalla vinkkaa Katille silmää. “Niin, minä taidan tänä vuonna olla se, joka tekee pitkät päivät”, Kati huokaa takaisin. “Niinhän me viime keväänä sovimme”, Eija virnistää. “Joo, hyvin muistan… Huokaisen sitten vappuna”, Kati naurahtaa. 

“Jos yhtään helpottaa, niin päivitin lomavuoden päätökselle tarkistuslistan, käys kurkkaa”, Eija hihkaisee pöytänsä takaa. Kati silmäilee listan, ja hyvältä näyttää. 

Mukana on muun muassa lomavuoden aikana:

• aloittaneet ja lopettaneet

• pitkään poissa olleet

• tilastopalkkalajien tarkistaminen

• loma-ansioiden kerryttäminen

• tuntipalkkaisten laskentasäännöt

• kuukausipalkkaisten laskentasäännöt

• työehtosopimusten vuosilomalaskennat

• lomautukset

• lisävapaapäivät

• muut huomioitavat

• lopuksi saldojen päivittäminen koko henkilöstölle.

Kuulostaako tutulta? Miten teidän firmassa hoidetaan lomavuodenvaihde?

Lomavuoden päätös, tuo palkanlaskijan painajainen? On tosiaan käytävä läpi lomanansaintasäännöt, laskettava lomavuoden ajalta täydet lomanansaintakuukaudet ja niille kertyneet lomapäivät, tarkistettava pitkät poissaolot, päivitettävä tilastopalkkalajien kertymät työntekijöille, jos jollain puuttuu, tai lisättävä laskennallinen lomapalkka….

Mutta tiedätkö mitä? Tätä painajaista ei välttämättä tarvitse kokea!

Nimittäin jos käytössä on Tuntinetti, niin Tuntinetissä sinun ei tarvitse tehdä erillistä lomavuoden päätöstä, silloin kun Tuntinetin lomalaskenta (lisäominaisuus) on käytössä. Tuntinetin vuosilomalaskenta laskee työntekijöiden ansaitsemat vuosilomat ja lomapalkkavaraukset automaattisesti, tarvittaessa jopa juoksevat arviot ympäri vuoden.

Mitä huomioitavaa tässä lisäominaisuudessa on?

Periaatteessa vain ajoitus! Jos aktivoit automaattisen vuosilomalaskennan ensimmäisen kerran kesken lomanansaintavuoden (esim. 1.4.2021 - 31.3.2022), niin laskentojen täsmääminen edellyttää, että työntekijöiden työaikakirjanpito on Tuntinetissä paikkansapitävä vähintään lomavuoden alusta (esim. 1.4.2021) lähtien. 

Tämä johtuu siitä, että vuosiloman ansainta (ja joissain tilanteissa myös lomapalkka) määräytyy lomanansaintavuoden työssäolon perusteella, jolloin mikäli työntekijältä puuttuu työaikamerkintöjä lomavuoden ajalta, lomapäivät (ja mahdollisesti myös lomapalkka) vastaavalta ajalta jää ansaitsematta.

Pääset tutustumaan kokonaisuudessaan Tuntinetin vuosilomalaskennan käyttöönottoon ja asetuksiin Vuosilomat-ohjeistamme.

Silkkaa ajan ja hermojen säästöä!

Siirtyminen kesäaikaan

On jälleen kellonsiirtojen aika käsillä, hurjaa vauhtia kesää kohti mennään siis!

Kesäaika alkaa maaliskuun viimeisenä sunnuntaina, jolloin kelloja siirretään tunti eteenpäin aamuyöstä kello 3.00. Tänä vuonna kesäaika alkaa lauantain 26. maaliskuuta ja sunnuntain 27. maaliskuuta välisenä yönä.

Miten kellonaikojen siirtäminen tapahtuu Tuntinetissä? Tarvitseeko työntekijän huomioida tämä leimatessaan tai työaikakirjauksissaan? Tai tuleeko vastuuhenkilön muokata työaikakirjauksia?

Ei tarvitse. 

Tuntinetti antaa kirjauksista kesäaikaan siirtymisen johdosta huomautuksen työntekijän työaikaraportilla, ja huomioi automaattisesti kesäaikaan siirtymisen työajassa.

Kätevää!

Silkkaa hermonsäästöä

Työvuorolistat tehtynä ja lähetetty, sitten siirryn kirjaamaan työtunnit työajanseurannan järjestelmään, käsittelen matkakulut matkalaskujärjestelmässä, ajan raportit ulos ja alan näpyttelemään aineistoa työntekijöille, kirjaan Tulorekisteriin ilmoitukset… 

Kuulostaako tämä tutulta? 

Lähden tutkimaan Tuntinetin sielunmaisemaa ja päätän aloittaa työvuorojen suunnittelusta. Vahvistan vuorot, sitten siirryn tarkistamaan työaikaraportit. Kappas, siellä tunnit jo näkyvät aivan kuten työvuorosuunnittelussa vahvistin. Tarkistan vielä matkakulut. Uuden vuoden uudet arvot on päivitetty kululajeihin, ja kirjaan nämä työntekijöille työaikaraporttiin. Enää puuttuu tuntien hyväksyminen ja sitten palkkoja laskemaan!

Siirryn viereiselle välilehdelle ja huomaan, että määrittämäni aikaväli on käytössä jo sielläkin. Mitään muutoksia ei siis tarvinnut tehdä. Valitsen työntekijät ja luon uudet palkkalaskelmat. Järjestelmä pyytää syöttämään maksupäivän, jonka se vie kaikille. Mitä ihmettä, eikö näitä tarvitsekaan syöttää yksitellen? Entäpä tunnit, onko ylityöt käsitelty, entä matkakulut? Kyllä vain, kaikki nämä ovat jo näkyvissä palkkalaskelmariveillä. Eli nyt vain palkkalaskelmat vahvistukseen ja maksatusaineistoa ajamaan.

Noudan maksatusaineiston ja hetken aikaa ihmettelen, miksi sen Yhteensä- summa näyttää erikoiselta. Sitten huomaan yhteenvedosta, että erotus syntyy ay-maksuista ja ulosotoista. Mitä ihmettä, eikö niistä täydykään ajaa erillisiä aineistoja? Ei näköjään tarvitse, siinähän ne yhteenvedolla näkyvät. 

Lähetän palkkalaskelmat ja totean, kuinka kätevästi jokainen saa oman laskelmansa näkyviin omalla tunnuksellaan.  

Ei muuta kuin palkat maksuun eli maksatusaineisto pankkiin ja vielä viimeiseksi ilmoitus verottajalle. 

Noudan aineiston Kausiraportit-näkymästä ja tarkistan vielä, että kyseessä on oikea maksupäivä. Kyllä vain eli aineisto eteenpäin.

Miten paljon aikaa (ja hermoja) säästinkään!

Rauhallista joulua

 

Korvatunturilla on saatu hommat sille mallille, että on aika lastata reki. Lahjapajan ja Lahjapakkaamon väki kerääntyy pihalle katsomaan, kun Peetu Porotonttu tuo porot tallista. Petteri Punakuono astelee reippaana laumansa kärjessä. Pian lähdettäisiin. Mukana on ensikertalaisiakin poroja. “Harjoituslennot menivät tänä vuonna tosi hyvin”, huikkaa Peetu Porotonttu katselijoille ja taputtaa lähimpiä poroja lautasille. Petteri Punakuono tuuppaa Peetua hellästi turvallaan. 

Reki lastataan riuskasti Tonttu Väkivahvan ja muiden voimanostajatonttujen toimesta. Peetu Porotonttu valjastaa porot. Sitten Joulumuori kietoo vielä itse neulomansa raidallisen kaulaliinan Joulupukin kaulaa lämmittämään ja antaa suukon poskelle. Joulupukki halaa Muoria tiukasti. “Hyvää työpäivää, tai työyötä pikemminkin”, toivottaa Joulumuori koko lentoon valmiille porukalle. Kohta lennettäisiin halki aikavyöhykkeiden. Porot kopistelevat jo sorkkiaan malttamattomina. Matkasta tulisi pitkä ja jännittävä. 

Joulupukki kapuaa rekeen ja porot lähtevät matkaan. Koko Korvatunturin väki huiskuttaa innoissaan Joulupukille, joka huiskuttaa takaisin. Reki pienenee pienemistään taivaalla, kunnes katoaa näkyvistä tähtikirkkaaseen yöhön. “Tulkaapa kaikki, meillä on keitettynä lämmintä glögiä ja pipareitakin löytyy”, sanoo Joulumuori tontuille hymyillen. Tontut kävelevät pakkasesta Joulumuorin perässä lämpimään. Kaikilla on hyvä ja lämmin olo. 

Niin Korvatunturin kiireet on tällä erää taputeltu.

Rauhallista joulun aikaa!

Vuokratontut

 

Viimeisiä työvuoroja ennen jouluaaton suurta lähtölaskentaa vietellään. Vuokratontuilla päättyy tänään työsopimukset ja Tonttu Tomera kiertää yhdessä HR-Tontun kanssa työpisteitä läpi.

 “Laitoin eilen kaikille Vastuu Tontuille viestiä, että tänään tulee olla Vuokratonttujen arvioinnit valmiina. Osa Vuokratontuista saa työtodistuksen mukaansa, ja lopuille tulostellaan postiin ne”. Tonttu Tomera sanoo. HR-tonttu tutkii listaansa, ja varmistaa “Olikohan näille Vuokratontuille jo ne omat pohjat sinne Tuntinettiin viety?” “Mikäs niissä on muuttunut?” Tomera vastaa ihmeissään. “Muistelin, että siellä jotain kohtaa muutettiin, mutta minä tarkistan ne kun olemme takaisin Palkkatoimistolla”, HR-Tonttu tuumaa.

Vastuu Tonttu on vastassa Tonttu Tomeraa ja HR-Tonttua Lahjapajalla. “Tässä on jo nämä päättyneiden tonttujen arvioinnit” hän ojentaa listan HR-Tontulle. “Täytyy kyllä sanoa, että tänä vuonna on ahkerat tontut olleet apuna”. HR-Tonttu tarkistaa nimet ja arvioinnit, kaikki kunnossa listan osalta. “Loput voitkin laittaa meille Palkkatoimistoon sähköpostilla!” “Taidan kuitenkin tuolla faxilla laittaa, kuulette kun tulee perille”, Vastuu Tonttu virnistää. Tonttu Tomeraa naurattaa “Sitä ei voi olla kuulematta, pirisee ja pärisee siihen malliin isosti!”

Huopikkaat viuhuen tontut jatkavat matkaansa toisiin työpisteisiin, ja iltapäivästä HR-tonttu tarkistaa niin työaikakirjaukset kuin työtodistusten tulostukset. Postikonttorin Postitonttu lupasi lähettää kaikki loput todistukset joulun jälkeen, ja HR-Tonttu vielä kuittaa kaikille kiitokset yhteissähköpostilla. 

Kun päivän kiireet on saatu purettua, HR-Tonttu huokaisee “Se on Tonttu Tomera nyt ensi vuoteen Vuokratonttujen osalta, vähän niin kuin kaiken muunkin.. Nopeasti on mennyt aika!” “Niin on, älä muuta sano! Vieläkin tuntuu, että on sen sata asiaa jäljellä, mutta loppujen lopuksi hyvin on aikataulu pitänyt,” Tomera puhisee.

Niin Palkkatoimiston tontut siirtyvät illalliselle puhtia saadakseen, ensi yö olisi se kiireisin…

Tonttujen lomasuunnitelmia

 

Kaiken tohinan keskellä tontut ovat jo alkaneet ajatella kaivattua lomaa. Tonttu Tuulispään työpisteellä Lahjapakkaamossa lojuu esite parhaista lumilautailurinteistä ja välillä hän vilkaisee sitä kaihoisasti. “Pian pääsee puuterilumille, halfpipe kutsuu”, Tonttu Tuulispää toteaa vieruskaverilleen. “On tässä huhkittukin, alkaa loma olla jo paikallaan”, sanoo Tonttu Säpäkkä viereiseltä pisteeltä. Hän puolestaan haaveilee surffilaudasta ja huopikkaiden vaihtamisesta rantasandaaleihin. 

“Pitääkin huolehtia, että kaikkien lomat on laitettu Tuntinettiin hyväksyttäviksi”, huikkaa Tonttu Tuulispää työkavereilleen ja tarkistaa samalla, että on itse merkannut alku- ja loppupäivän oikein. “Jep, ja vuosilomapäiviä ja ylityövapaita, liukumaakin on kertynyt riittävästi ihan kunnon matkaan”, iloitsee Tonttu Säpäkkä. Pian hän pääsisi rannalle surffilauta kainalossaan. Uusi uimapukukin on hankittuna. 

Samaan aikaan Palkkatoimistossa Tonttu Tomera selailee Tuntinettiä. “Onpa hyvä, että kaikkien lomapäivät saa yhteen näyttöön”, Tomera miettii.  Hän käy yksikkö ja toimipiste kerrallaan tonttujen lomatoiveet läpi, hyväksyy ne, ja laittaa maksuun. “Mitähän kaikkea ne tontut touhuavatkaan, varmasti ovat lomansa ansainneet”, Tomera tuumailee.

Tonttu Tomera alkaa tehdä listaa vielä hoidettavista asioista. Listaamisen lomassa hän tekee taukojumppaliikkeitä, joita KuntoPuhurin Jumppakeitaan väki on neuvonut. “Kylläpä tekeekin hyvää, kun veri kiertää hartioissa”, Tomera ajattelee.  

Samassa puhelin soi. “Mitenkäs ne meidän väen lomat ja muut, onko kaikki systeemissä, kohtahan tässä lähdetään?”, tiedustelee Joulupukki puhelimitse. “Kaikki kunnossa”, vastaa Tonttu Tomera iloisesti ja huomaa, kuinka kiire ja paine alkaa vähitellen hellittää. Vielä olisi täyttä tohinaa hetki, sitten koko Korvatunturin väki pääsee ansaitulle lomalle.

Tonttu Tomeran laskutuspäivä

“On vilinää, melskettä, helinää helskettä pienten tiukujen.

On korvia, tassuja, pulleita massuja, häntiä vilisten.

Ja tähtöset tuikkivat lyhtyinä kilpaa noin hangelle loistaen…”

raikaa Pakkaamon kovaäänisestä. Tänään ja huomenna viimeistellään paketit ja siirretään Tallin puolelle kuljetusta odottamaan. Tontut huhkivat vielä yövuoroissakin hetken.

Kiire kuuluu ja näkyy, osa tontuista on murahdellut ohi mennessään, joten Joulumuori on päättänyt käydä piristämässä tonttuja. Hän on leiponut piparkakkuja, joita hän jakaa Joulukoristaan. Hän on juuri astumassa Palkkatoimistoon, kun Tonttu Tomera törmää Muoriin ovensuussa. Kansiot lentävät lattialle, ja Tomera pyllähtää istualleen.

“Voi, voi sentään… Anteeksi Tonttu Tomera, miten minä en nähnyt sinua?” Muori surkuttelee. “Älä huoli, minulla taisi olla liikaa vauhtia päällänsä” Tomera puuhkaisee takaisin. “Istuhan tänne pöydän ääreen, niin siivotaan nuo paperit lattialta” Muori ohjaa Tomeraa.

Niin Tonttu Tomera istuutuu neuvottelupöydän ääreen, ja mutustelee piparkakkua kulmat kurtussa. Joulumuori siivoaa lattialta kansiot, ja kysyy “Voinko olla avuksi?”.

“Ei tässä hätää. Minä yritän saada laskutusaineistot tänään etenemään. Siellä on ne Tallin korjaukset kirjattuina, alihankkijat tarkastettavana, rakennuttajat käytävä läpi…” Tomera luettelee.

Muori toppuuttaa Tomeraa “Eikö nämä kaikki ollut siellä Tuntinetissä? Oliko siellä apua?” “No siellähän ne on, mutta nyt on niin paljon tätä muistettavaa, että en enää mukana pysy” Tomera puuhkaisee. “Älä Tonttu hyvä murehdi, kohta tämä kiire helpottaa. Sinun pitää tänään pysyä poissa sieltä pakkaamosta, jotta saat paperityöt etenemään. Kyllä siellä käsipareja riittää” Muori lohduttaa.

Tovin kuluttua, ja pari piparkakkua myöhemmin, Tonttu Tomera saa uutta virtaa, ja siirtyy kansionsa kanssa takaisin työpöytänsä ääreen. “Kiitos Joulumuori, päivän piristämisestä. Kohtahan tässä tosiaan levätään”.

Joulumuori hymyilee lempeästi takaisin ja ennen kuin ehtii Palkkatoimistosta ulos, kuuluu jo printterin raksuttava ääni. “Tonttu touhuissaan”, hän tyytyväisenä myhäilee.