Meistä varmasti jokainen on jossain vaiheessa työelämää joutunut joko vastaanottamaan tai antamaan palautetta. Työelämässä palautteen antaminen ja vastaanottaminen ovat keskeisiä taitoja, jotka vaikuttavat paitsi organisaation menestykseen, myös työntekijän ammatilliseen kehitykseen.
Tässä kirjoituksessa tarkastelemme kolmea erityyppistä palautetta vaikutuksineen ja sitä, kuinka rakentavan palautteen kulttuurin omaksuminen voi muodostua tärkeäksi voimavaraksi sekä yksilön että koko organisaation kannalta.
Hyvä palaute työelämässä
Hyvä palaute on kannustavaa ja myönteistä. Se vahvistaa työntekijöiden itseluottamusta, motivoi ja edistää organisaation ilmapiiriä. Hyvän palautteen tunnusmerkkejä ovat kiittäminen, rohkaisu ja onnistumisten tunnustaminen.
Hyvä esihenkilö tai kollega voi esimerkiksi sanoa: "Teit erinomaista työtä tässä projektissa. Kiitos omistautumisesta ja innovatiivisuudesta. Olemme todella ylpeitä siitä, miten saimme tämän projektin hoidettua."
Huono palaute työelämässä
Huono palaute on negatiivista ja tuomitsevaa. Se aiheuttaa usein motivaatiotason laskua, ammatillisen itsetunnon alenemista ja lisäksi se voi vahingoittaa työpaikan ihmissuhteita. Huonolle palautteelle on tyypillistä, että siinä keskitytään ongelmiin ja virheisiin antamatta kuitenkaan mitään uutta, rakentavaa suuntaa.
Esimerkki huonosta palautteesta voisi olla: "Sinä teet aina virheitä, etkä koskaan opi. Olet laiska ja huolimaton." Esimerkki on kärjistetty, mutta valitettavasti tällainenkin palaute on osa joidenkin yritysten toimintakulttuuria. Huonosta palautteesta on kielteisiä seurauksia niin yksilölle kuin organisaatiollekin, ja siksi onkin tärkeää tarjota palautetta rakentavalla ja harkitulla tavalla. Vain siten voidaan aidosti edistää myönteisiä muutoksia ja parantaa työympäristöä.
Rakentava palaute työelämässä
Rakentava palaute on tavallaan kultainen keskitie. Siinä tunnistetaan ongelmat, mutta tarjotaan lisäksi konkreettisia ehdotuksia niiden ratkaisemiseksi. Rakentava palaute auttaa yksilöitä kasvamaan ammatillisessa roolissaan ja pitkällä tähtäimellä myös itse organisaatiota kehittymään.
Esihenkilö voi antaa rakentavaa palautetta vaikkapa seuraavasti: "Huomasin, että viimeisimmässä projektissa oli muutamia virheitä. Katsotaanpa, miten voimme yhdessä kehittää prosesseja ja varmistaa, että niitä ei tapahdu tulevaisuudessa." Rakentava palaute on tärkeää, koska se keskittyy konkreettisiin toimenpiteisiin. Palaute ei siis ainoastaan tunnista ongelmaa, vaan tarjoaa myös selkeän suunnan sen ratkaisemiseksi.
Palautteen tulee myöskin olla tasapuolista. Se ei voi olla syyttävää, vaan siinä pitää huomioida sekä onnistumiset että kehityskohteet. Useimmissa, ellei kaikissa, tapauksissa kuitenkin on sekä onnistumisia että epäonnistumisia. Kukaan ei tee pelkkiä virheitä tai vastaavasti onnistu aina täydellisesti kaikissa tekemisissään.
Ongelmatilanteissa rakentava palaute kannustaa avoimeen vuoropuheluun ja luo tilan avoimelle keskustelulle, jossa myös työntekijät voivat ilmaista näkemyksiään ja tarpeitaan.
Jos yrityksen toimintakulttuuria saadaan muutettua tähän suuntaan, työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa ja he sitoutuvat työhönsä ja työnantajaansa paremmin. Ja rakentava palaute ei keskity pelkästään korjaamaan virheitä, vaan tunnistaa myös yksilöiden vahvuudet ja sen, miten niitä on hyödynnetty ja voidaan tulevaisuudessakin hyödyntää.
Hyvät ja huonot viestintätavat heijastuvat usein myös yrityksen ulkopuolelle
Hyvä, huono ja rakentava palaute ovat osa työelämän arkea. Meillä jokaisella on kokemusta joistakin tai kaikista kolmesta palautteen muodosta ja siitä, millaiset vaikutukset niillä on henkilöstön sitoutuneisuuteen ja työpaikan yleiseen ilmapiiriin. Yritykset, jotka osaavat tarjota rakentavaa palautetta ja luoda positiivisen palautteen kulttuurin, pystyvät motivoimaan työntekijöitään, parantamaan tuottavuutta ja saavuttamaan menestystä myös pitkällä aikavälillä.
On tärkeää muistaa, että palaute on kaksisuuntainen katu, eli toisin sanoen palautteen vastaanottaminen ja hyödyntäminen on yhtä tärkeää kuin sen antaminen. Hyvä palaute on tietysti helppo vastaanottaa. Myös rakentava palaute on helpompi vastaanottaa kuin huono palaute, koska sen avulla sekä yksilö että organisaatio saavat mahdollisuuden oppia, kasvaa ja kehittyä eteenpäin.
Se tapa, jolla yrityksessä annetaan palautetta, ohjaa usein myös sitä, miten palautetta annetaan ja käsitellään myös yrityksen ulkopuolella eli asiakassuhteissa ja muussa yrityksen ulkoisessa viestinnässä. Sisäisen viestinnän ja vuorovaikutuksen tyyli ja sävy heijastuvat yllättävän usein myös yrityksen ulkopuolelle.
On siis tärkeää omaksua rakentavan palautteen kulttuuri kaikilla tasoilla, sekä sisäisessä että ulkoisessa vuorovaikutuksessa. Se helpottaa suhteita asiakkaiden ja tavaran- tai palveluntoimittajien kanssa, parantaa yrityksen viestintää ja loppujen lopuksi vaikuttaa myös yrityskuvaan. Hyvä toimintakulttuuri tässä suhteessa helpottaa myös uusien työntekijöiden rekrytointia.
Rakentavan palautteen antamisessa on tärkeää ilmaista huolenaihe tai pettymys selkeästi ja asiallisesti, mutta samalla tarjoten uusia ehdotuksia tai mahdollisia ratkaisuja havaittuun ongelmaan.
Tässä on muutamia vinkkejä rakentavan palautteen antamiseen:
- Ole selkeä ja asiallinen, keskity kertomaan, mikä oli ongelma, mutta vältä syyttelyä ja kiivasta kielenkäyttöä.
- Tee konkreettisia ehdotuksia ja esitä ideoita siitä, miten tilannetta voidaan parantaa tai ongelma korjata.
- Ole kohtelias, muista antaa huomiota ja kiittää hyvin sujuneista asioista, vaikka antaisitkin myös kritiikkiä.
- Jos mahdollista, anna palautetta aina suoraan henkilölle tai yritykselle, eikä pelkästään anonyymisti julkisilla foorumeilla.
Positiivista syksyn jatkoa!
