Hyvä työaikasuunnittelu tukee tuottavuutta työpaikalla

"Aina ei voi valita, voi vaan valittaa", tuumaa iltaihminen ja lompsii silmät ristissä aamuvuoroon kello 6. Toivottavasti tämä ei ole liian usein tuttu tilanne sinun työpaikallasi?

Työnantajalla on myös velvollisuus huolehtia työntekijöidensä turvallisuudesta ja terveydestä työpäivän aikana. Työaika ja työvuorosuunnittelu on tärkeä osa tätä. 

Työilmapiiri

Fiksu työpaikka ja työnantaja pyrkii huomioimaan työaikojen ja -vuorojen suunnittelussa paitsi tuotannon tai palvelujen tarpeet, niin myös työntekijöiden toiveet ja elämäntilanteen.

Hyvä suunnittelu parantaa työpaikan ilmapiiriä ja samalla lisää tuottavuutta.

Perheen ja työn yhteensovittaminen

Erityisesti perheellisillä ja pienten lasten vanhemmilla on usein tarvetta vaikuttaa työaikoihin. Lapsen päivähoitojärjestelyt tai sairastelut voivat tuoda omat lisämausteensa työn tekemisen ajankohtaan. 

Samanlaisia tarpeita voi toki tulla muistakin syistä: omien vanhempien omaishoito, isompien lasten harrastekuskaukset, opiskelu tai muut yksityiselämän tarpeet ja kiireet vaikuttavat työhönkin. 

Pidemmät työurat

Omaan työrupemaan ja työaikoihin tulisi voida vaikuttaa. Se lisää työtyytyväisyyttä ja työhyvinvointia, jopa enemmän kuin vaikkapa työkuorma tai työn määrä.

Jos voit vaikuttaa työaikaan, saat työn ja muun elämän yhteensovitettua. Ja jaksat paremmin.

Ihmiset ovat erilaisia: aamuvirkku haluaa aloittaa työpäivänsä aikaisemmin kuin iltavirkku ja saa aamuisin myös enemmän tehtyä.

Vaikutusmahdollisuus työaikaan vähentää sairauspoissaoloja. Usein myös riski eläköityä työkyvyttömyyseläkkeelle pienenee. Työaikaan vaikutusmahdollisuus ennakoi työuran jatkumista myös säädetyn eläkeiän jälkeenkin.

Tavanomaisia virheitä työajan suunnittelussa

Usein käy niin, ettei henkilöstöreservissä ole varattuna riittävästi varamiehiä tai -naisia äkillisiä sairastumisia ja poissaoloja korvaamaan. Tällöin voi käydä niin, että työstä palautumista itse tarvitseva päätyy tulemaan töihin tuuraamaan sairastunutta kollegaa.

Tästä puolestaan seuraan ylityökulujen lisäksi se, että sairauspoissaolot saattavat lisääntyä entisestään. Seurauksena työn tuottavuus heikkenee, ja samoin käy työhyvinvoinnille.

Apua työn kuormittavuuden arviointiin

Työaikojen kuormittavuutta voit arvioida vaikkapa TIKKA-menetelmällä ja Työterveyslaitoksen liikennevalomalli auttaa tunnistamaan liiallisen kuorman. 

Työterveyslaitoksen sivuilta löytyy muutakin tukea ja apua. 

Linkki pulmatilanteisiin, jos työkuormaa on syytä arvioida uudelleen:
https://www.tyosuojelu.fi/tyoolot/psykososiaalinen-kuormitus/vahentaminen

Tuntinetin työvuorosuunnittelulla voit helposti edesauttaa oikeaoppista työvuorosuunnittelua. Koekäyttö on helppoa, klikkaat vaikka vaan tästä.

Aamuvirkku vai iltavirkku työntekijä - kumpi nappaa madon?

Perinteisessä suomalaisessa työkulttuurissa on arvostettu aamulla virkeää ja tuotteliasta työntekijää.
Maailma ja työtehtävät ovat melkoisesti muuttuneet noista ajoista.
Mutta millaiselta nykyään vaikuttaa vuorokausirytmimme - kaupassa voi käydä keskiyöllä, mutta voiko aamulla kymmeneltä heräävä olla tuottava työntekijä?

Herätyskellomme soi nykyään myöhemmin

Aikuisväestölle tehdyissä päiväkirjatutkimuksissa onkin nyt jo huomattu, että uni-valverytmi on myöhästynyt viime vuosikymmeninä. Tämä johtuu osittain elinkeinorakenteen muutoksesta ja osin siitä, että perinteisestä aamuvirkkujen standardista ollaan siirtymässä siihen, että myöhemmin alkava työpäivä on hyväksyttävää.

On hienoa, ettei iltaihmisen tarvitse enää potea syyllisyyttä erilaisesta vuorokausirytmin taipumuksestaan. (Rivien välistä taitaa pilkistää kirjoittajan oma iltavirkkuus :) )

Toki työaikojen suhteen on kaksi hyvinkin erilaista ryhmää.
Vuorotyötä tekevän työ on aikaan ja paikkaan sidottu, jolloin yksilöllistä joustovaraa ei ole paljoakaan. Asiantuntijatyössä taas vähintään parin tunnin joustovara on yleensä mahdollinen.

Aamuvirkkujen klubi

Hesarissa haastateltiin ihan vast'ikään Robin Sharmaa, jonka aamuihmisen näkökulmaa voi tarkastella kirjasta The 5AM Club. Haastattelu ja juttu synnyttikin vilkasta keskustelua, ja näkökulmia löytyi ja löytyy monenlaisia.
Asiantuntijat tuntuvat olevan yhtä mieltä siitä, että on ilman muuta tärkeää käyttää aikaa hiljentymiseen, liikuntaan ja uuden oppimiseen – se on vaan tehtävä itselle sopivalla ajalla ja tavoilla.
Unesta tinkiminen on melkoisen varmasti vaarallinen tie.

Meidän tulisi myös varoa nykyisiä aikasyöppöjä: sosiaalista mediaa ja erilaisia digikanavia, jotka koukuttavat ja haukkaavat helposti vartin - joka hupsista vaan venyy tunniksi hujauksessa.

Riittävä lepo

Työterveyslaitokselta löytyy hyvää ja asiallista tietoa levon tärkeydestä työkyvyllemme:  https://www.ttl.fi/tyontekija/uni-ja-palautuminen/

Hienointa tietenkin olisi, että meistä jokainen voisi tehdä omalle vireystasolle ja elämäntilanteelle sopivaa ja optimaaliseen aikaan sijoittuvaa työtä. Aamuvirkuksi tai miksei iltavirkuksikin pakottaminen ei lopulta kanna parasta satoa – työntekijän, eikä myöskään työnantajan kannalta.

Tuntinettiin voit turvallisesti kirjata ihan kaikki tunnit - teitpä työsi aamulla tai illalla. Tai milloin mitenkin!

Hyvää työvuorosuunnittelua 24/7

Nykyään elämme 24/7 auki olevassa maailmassa. Eli monet palvelut ovat auki 24 tuntia vuorokaudessa ja 7 päivänä viikossa.

Kaukana ovat ne ajat, jolloin kaupat menivät arkena kiinni kuudelta tai jopa viideltä. Ja sunnuntai oli lepopäivä :) 

On-line- kulttuuri ulottuu verkosta ja virtuaalitodellisuudesta myös ihan oikeaan elämään.

Useimmissa kaupungeissa on jo läpi vuorokauden auki olevia kauppoja, ja ne pienimmätkin kaupat pitävät ovensa auki nukkumaanmenoaikaan saakka.

Tuntinetin asiakkaissa on paljon sellaisia, joilla työvuorojen suunnittelu on myös iso ja tärkeä osa toimintaa. Tuntinetissä työvuorojen suunnittelu sujuu jouhevasti ja helposti.

Työyhteisössä olisi tärkeää  työvuorojen suunnittelussa huomioida ainakin seuraavia seikkoja:

• Yhteistyö - suunnitellaan vuorot mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä työntekijöiden kanssa
• Ennakointi - mitä aiemmin vuorot ovat tiedossa, sen parempi kaikille: tekijöille, asiakkaille ja työnantajalle. 
• Lepo - riittävä lepo ja tauot vuorojen välillä parantavat työtehoa ja auttavat jaksamaan.

Työterveyslaitoksen sivuilta löytyy lisää hyviä ohjeita ja suuntaviivoja työvuorojen suunnitteluun. 

Työvuorojen suunnittelu ja jakaminen Tuntinetin avulla

Tuntinetissä on monipuoliset mahdollisuudet työvuorojen suunnitteluun ja jakamiseen.

Työvuorojen hyväksyminen ja "nappaaminen" onnistuu työntekijöillä myös lennosta, mikäli on tarvetta pikaisesti hakea uutta työntekijää vapautuvalle työvuorolle. Tätä kutsutaan työvuorohuutokaupaksi.

Tuntinetin työvuorosuunnitteluun kuuluu:

• työvuorojen luominen
• käsittely
• jakaminen
• toistuminen
• työvuorotulosteiden hallinnointi

Tutustu täällä Tuntinetin työvuorosuunnittelun ominaisuuksiin.

Tsemppiä kaikille uuden vuoden aikaan töissä ahertaville!

Kiitos työvuodesta 2018 ja hyvää uutta vuotta 2019 kaikille asiakkaillemme ja kumppaneillemme!

Asiantuntijan työ ja työaika

Tänäänkin moni meistä asiantuntijoista tekee työtä tai ainakin on tavoitettavissa 7/18, eli joka päivä ja melkeinpä koko valveillaolo ajan.
Ei onneksi sentään ihan  7/24.

Työn imu ja "flow" voi viedä mukanaan. Lisäksi "rajatonta" työaikaa siivittävät erilaiset tekniset laitteet ja ohjelmistot, jotka toisaalta tekevät elämästä helppoa.

Toisaalta ne appsit mobiililaitteessa kahlitsevat meidät työhön melkein kuin kaleeriorjat aikanaan ketjuilla toisiinsa.

Noh, sallitakoon rankahko vertaus :)

Etätyö on myös useamman arkipäivää, erityisesti asiantuntijatyössä.
Aika usein etätyö on win-win-tilanne kaikille osapuolille.
Etätöissäkin vaan olisi hyvä muistaa pitää "lakisääteiset" tauot ja huolehtia siitä, että työaika pysyy hallinnassa.

Henkinen sitoutuminen työhön on voimavara, mutta meistä innokkaimpienkin pitäisi myös muistaa levätä välillä. Tähän yhtenä työkaluna ja tukena voi käyttää asiantuntijatyössäkin Tuntinetin työajanseurantaa.

Asiantuntijana voin ainakin itse pohtia seuraavia:

1. Onko tekemäni työmäärä järkevissä rajoissa oman jaksamiseni kannalta?
2. Mikä vie eniten aikaa?
3. Onko tehtävissä sellaisia, jotka voisin delegoida muille?
4. Voisinko selvitä vähemmällä keskittämällä tehtäviä tai rytmittämällä työpäivääni toisin?
5.  Milloin minun on oltava tavoitettavissa? Ja milloin taas voisin rauhoittaa työaikaa keskittymistä vaativiin tehtäviin?

Näihin löytyi aika selviäkin vastauksia parin kuukauden tuntikirjanpidon jälkeen.
Huomasin, että minun ainakin kannattaa varata erikseen aika asiakaskontaktoinnille.
Myös somekanaviin ja emaileihin käytettyä työaikaa päädyin keskittämään ja tiivistämään.
Sain mahdutettua päiviini pidempiä jaksoja keskittymistä vaativiin töihin.
Näin sain myös lisää vapaa-aikaa!

Eli työajanseuranta paransi työhyvinvointiani ja lopulta vähensi stressiäni.

Välillä tietysti kiireessä muka harmittikin kirjata työaikaa.

Mutta kyllä tämä ryhtiliike ainakin minun kohdallani oli ehdottomasti paikallaan.

Mitenkähän sinulle käy? Kokeile!

Lisätietoja löytyy vaikkapa täältä Työterveyslaitoksen tutkimuksesta:
https://www.ttl.fi/asiantuntijat-tarvitsevat-palautumista/ 

Sekä ihan hankkeen ja tutkija Annika Ropposen webbisivuilta:

https://www.ttl.fi/tutkimushanke/asiantuntijoiden-tyoajat-yhteydet-tyohon-hyvinvointiin/ 

Kuva, Bernard Spragg:

Passing Time, by Auckland sculptor Anton Parsons, consists of a twisting ribbon of randomly linked stainless steel and copper boxes, each box depicting one of the years between the founding of the polytechnic in 1906 and the date of the sculpture's installation in 2010.