Kesälomakausi ja tuottavuus: miten varmistat yrityksen toiminnan tehokkuuden myös lomakauden aikana?

 

Kesälomakausi tuo mukanaan omia haasteitaan henkilöstöhallinnolle. On kyettävä varmistamaan, että yrityksen toiminta jatkuu sujuvasti ja tehokkaasti silloinkin, kun monet työntekijöistä ovat kesälomalla. Löysimme muutamia käytännön vinkkejä kesälomakauden hallintaan ja tuottavuuden varmistamiseen.

  1. Hyvä suunnittelu ja ajoitus

Kesälomien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Laadi selkeä lomakalenteri, jossa huomioidaan kaikkien työntekijöiden lomatoiveet sekä yrityksen toiminnan kannalta kriittiset ajankohdat. On olemassa hyviä henkilöstöhallinto-ohjelmia, joihin sisältyy lomakalenteri. Tällainen on esimerkiksi Tuntinetti. 

• Lomasijaiset : Varmista, että kriittisille tehtäville on nimetty sijaiset. Kouluta sijaiset hyvissä ajoin, jotta he ovat valmiita ottamaan vastuun tarvittaessa.
• Projektien aikataulutus : Pyri ajoittamaan suuret projektit ja kampanjat niin, että ne eivät osu pahimpaan lomaruuhkaan. Näin varmistat, että niihin on käytettävissä riittävästi resursseja.

  2. Etätyöjärjestelyt

Etätyön mahdollisuudet voivat helpottaa lomakauden haasteita. Jos työtehtävät sen sallivat, anna työntekijöille mahdollisuus tehdä etätöitä lomakauden aikana. Tämä voi auttaa pitämään projektit aikataulussa ja vähentämään lomien vaikutusta tuottavuuteen.

 3. Selkeät prosessit ja ohjeistukset

Selkeät prosessit ja ohjeistukset auttavat varmistamaan, että työt sujuvat ilman katkoksia myös lomakaudella. Dokumentoi tärkeimmät prosessit ja ohjeista työntekijät niiden noudattamiseen.

•  Toimintaohjeet: Laadi toimintaohjeet erityistilanteiden varalta, jotta sijaiset ja lomalla olevien työntekijöiden kollegat osaavat toimia oikein erilaisissa tilanteissa.
• Yhteydenpito: Varmista, että lomalla olevat työntekijät ovat tarvittaessa tavoitettavissa kriittisten asioiden hoitamiseksi. Tämä ei tarkoita lomarauhan rikkomista, vaan pelkästään varmuutta siitä, että heidät voi tavoittaa tarvittaessa.

4. Työntekijöiden palautuminen

On tärkeää muistaa, että lomat ovat työntekijöille ensisijaisesti palautumista varten. Anna siis työntekijöille mahdollisuus irrottautua työstä ja palautua kunnolla.

• Työn kuormittavuus: Älä kuormita työntekijöitä liikaa juuri ennen lomia tai heti niiden jälkeen. Varmista, että töitä on riittävästi, mutta ei liikaa, jotta he voivat palata töihin levänneinä ja motivoituneina.

5. Seuranta ja arviointi

Seuraa lomakauden aikana, miten yrityksen toiminta sujuu ja tee tarvittaessa muutoksia suunnitelmiin. Loman jälkeinen arviointi auttaa kehittämään tulevien lomakausien hallintaa.

• Palautekeskustelut: Käy lomakauden jälkeen läpi työntekijöiden ja esimiesten kanssa, miten lomakausi sujui ja mitä parannuksia voitaisiin tehdä tulevaisuudessa.

Näillä käytännön vinkeillä voit varmistaa, että yrityksen toiminta sujuu tehokkaasti ja keskeytyksettä myös kesälomakauden aikana, samalla kun työntekijät pääsevät nauttimaan ansaituista lomistaan ja palaavat takaisin töihin energisinä ja motivoituneina.