Palkanlaskennalle ja palkanlaskijalle asetettu vaatimustaso on kohonnut vuosi vuodelta

 

Palkanlaskijat ovat eriytyneet yhä enemmän omaksi ammattikunnakseen, jolla on kovan luokan substanssi- ja prosessiosaamista paitsi palkanlaskennasta, myös laajemminkin työsuhteen hallinnasta.

Tilisanomien tekemän kyselyn mukaan alle kolmannes palkanlaskijoista keskittyy nykyään puhtaasti palkanlaskentaan. Palkanlaskijoiden rooli on kehittynyt vuosien varrella ja tehtävän vaatimustaso on kohonnut.

Vaatimuksiin voi sisältyä esimerkiksi työlainsäädännön ja verotuksen tuntemista, työehtosopimusten hallintaa, raportointia ja analytiikkaa sekä taitoa käyttää erilaisia palkkahallinnon ja henkilöstöhallinnon (HR) järjestelmiä.

Palkanlaskijat voivat myös olla enemmän mukana asiakaspalvelussa, josta on hyötyä niin sisäisten asiakkuuksien hoitamisessa kuin ulkoistetussa palkanlaskennassakin.  

Kun toimenkuva laajenee, palkanlaskijoiden on ymmärrettävä laajemmin myös työsuhteen hallinnan kokonaisuus ja sen vaikutukset palkanlaskentaan.

Nykytilanne heijastaa palkanlaskennan ammatillisen roolin monipuolistumista ja erikoistumista, kun palkanlaskijat pyrkivät vastaamaan työelämän kasvaviin haasteisiin ja odotuksiin.

Tietojen ylläpitäminen palkanlaskennan järjestelmässä

Tarkat ja ajantasaiset tiedot työntekijöistä, palkoista, etuuksista ja muista näihin liittyvistä tiedoista ovat välttämättömiä oikeiden palkkojen laskemiseksi ja työntekijöiden oikeuksien varmistamiseksi. 

Moni kaipaa palkanlaskennan järjestelmältä myös yhteiskäyttömahdollisuutta, joka sujuvoittaa prosesseja asiakkaan kanssa.

Tämän päivän vaatimuksiin vastaa parhaiten sellainen järjestelmä, joka tekee palkanlaskennan prosessista helpon ja nopean. Tämä koskee myös tietojen ylläpitämistä, järjestelmän käytettävyyttä sekä mahdollisuutta havaita ja korjata virheelliset tiedot nopeasti.

Ideaalitilanteessa tietojen ylläpito ja korjaukset voidaan tehdä yhteen paikkaan yhdessä järjestelmässä. Tämä säästää aikaa ja vapauttaa palkanlaskijoiden resursseja käytettäväksi muihinkin osaamista vaativiin tehtäviin organisaation sisällä.

Mitä kaikkea sitten kuuluu tietojen ylläpitämisen prosessiin? Eri järjestelmät poikkeavat toisistaan, mutta yleensä tietojen ylläpitäminen palkanlaskennan järjestelmässä, kuten Tuntinetissä, sisältää seuraavat vaiheet:

1. Työntekijätietojen lisääminen: Palkanlaskennan järjestelmään syötetään työntekijöiden perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, työsuhde- ja tilinumerotiedot. Tämä voidaan tehdä joko manuaalisesti tai tuomalla ne ulkoisesta henkilöstöhallinnon järjestelmästä tai muista lähteistä.
2. Työaikatietojen kerääminen: Työntekijöiden työaikatiedot kerätään ja tallennetaan palkanlaskennan järjestelmään. Tämä voidaan tehdä usealla tavalla. Esimerkiksi Tuntinetissä työntekijät voivat syöttää työaikatietonsa itse tai tuoda ne automaattisesti esimerkiksi ulkoisesta työajanseurantajärjestelmästä tai leimauslaitteesta.
3. Palkanlaskentasääntöjen määrittäminen: Palkanlaskennan järjestelmässä tulee määrittää laskentasäännöt palkkaa varten. Näitä ovat palkkaluokat, työehtosopimukset, veroprosentit, sosiaaliturvamaksut ja muut palkanlaskentaan liittyvät säännöt. Palkkarakenteeseen kuuluvat erilaiset palkkaerät, kuten peruspalkka, lisät, vähennykset, korvaukset ja muut palkkaan liittyvät erät. Tuntinetissä tämä tehdään asettamalla parametrit ja säännöt ohjaamaan palkkojen laskentaa. Parametrit ja säännöt voivat sisältää esimerkiksi tunti- ja prosenttiperusteiset palkat, kiinteät palkkaerät, palkkaerien järjestyksen ja muita palkkarakennetta koskevia tietoja.
4. Palkkojen laskeminen: Kun tarvittavat tiedot ja säännöt on syötetty palkanlaskennan järjestelmään, voidaan suorittaa palkkojen laskeminen. Tuntinetin one-click- palkkojen massamuodostustoiminnon avulla palkat voidaan laskea automaattisesti suurillekin määrille palkkalaskelmia yhdellä klikkauksella.
5. Tietojen tarkistaminen ja korjaaminen: Palkanlaskennan järjestelmässä tulee voida tarkistaa ja tarvittaessa korjata palkkojen laskennan tulokset. Tuntinetissä voidaan tehdä ja tulostaa erilaisia palkkaraportteja, joista voi tarkistaa palkkojen oikeellisuuden ja korjata mahdolliset virheet. Tuntinetissä näitä raportteja ovat palkkalistat, palkkakortit ja palkkayhteenvetoja koskevat raportit. Raportteja voidaan tarvittaessa räätälöidä käyttäjän tarpeiden mukaan ja ne voidaan tulostaa tai viedä eri muodoissa, kuten PDF, Excel tai CSV.
6. Tietojen päivittäminen: Palkanlaskennan järjestelmään tulee päivittää tarvittavat tiedot säännöllisesti, esimerkiksi uudet työntekijät, työaikamuutokset, ennakonpidätystiedot ja muut palkanlaskentaan liittyvät tiedot.

Palkanlaskennan prosessi on moniulotteinen ja osaamista vaativa. Hyvä järjestelmä mahdollistaa kaiken tiedon koonnin ja ylläpidon samassa paikassa. 

Tuntinetissä on kaikki nämä ominaisuudet ja niiden lisäksi vielä yhteiskäyttömahdollisuus, jonka eduista kerromme enemmän seuraavassa artikkelissamme.