Tekoäly ja automaatio uuden ajan taloushallinnossa – mahdollisuus vai uhka tilitoimistoille?

 

Taloushallinnon ala elää parhaillaan merkittävää murrosvaihetta, ja tilitoimistot ovat tämän muutoksen keskiössä. Automaatio ja tekoäly (AI) mullistavat tapaa, jolla taloushallintoa hoidetaan, ja se herättää monissa kysymyksen: tuleeko teknologia korvaamaan ihmisten työn vai täydentämään sitä?

Automaatio – tehokkuutta ja tarkkuutta

Automaatio on jo pitkään ollut osa taloushallintoa, mutta sen rooli on kasvanut merkittävästi viime vuosina. Manuaaliset kirjanpitotehtävät, kuten tositteiden syöttäminen ja tiliotteiden täsmäytys, voidaan nykyään hoitaa automaattisesti ohjelmistojen avulla. Tämä vapauttaa kirjanpitäjien aikaa tärkeämpiin tehtäviin, kuten analytiikkaan ja asiakasneuvontaan. 

Automatisoidut prosessit myös vähentävät virheiden määrää, mikä on ensiarvoisen tärkeää taloushallinnossa. Kun rutiinitehtävät siirtyvät tekoälyn ja automaation vastuulle, virheiden riski pienenee ja työn tehokkuus kasvaa. Tilitoimistot, jotka ottavat nämä teknologiat käyttöön, voivat parantaa tuottavuuttaan ja asiakastyytyväisyyttä.

Tekoäly – askel kohti älykkäämpää taloushallintoa

Tekoäly vie automaation askeleen pidemmälle. Se ei vain toista ennalta määriteltyjä rutiineja, vaan pystyy myös analysoimaan suuria tietomassoja, tunnistamaan trendejä ja tekemään ennusteita. Esimerkiksi tekoälyn avulla voidaan ennakoida yrityksen kassavirran kehitystä tai tunnistaa poikkeavuuksia kirjanpidossa.

Monet tilitoimistot ovat jo ottaneet käyttöön AI-pohjaisia työkaluja, jotka analysoivat taloudellisia raportteja ja tuottavat niistä älykkäitä havaintoja. Tämä auttaa tilitoimistoja tarjoamaan asiakkailleen syvällisempää ja lisäarvoa tuottavaa talousneuvontaa.

Haasteet ja mahdollisuudet tilitoimistoille

Vaikka teknologia tuo mukanaan uusia mahdollisuuksia, se herättää myös kysymyksiä siitä, miten tilitoimistojen työ muuttuu tulevaisuudessa. Monet kirjanpitäjät ja taloushallinnon ammattilaiset saattavat pohtia, uhkaako automaatio heidän työllisyyttään. 

Totuus on kuitenkin se, että automaatio ja tekoäly eivät ole uhka niille, jotka ovat valmiita kehittymään. Sen sijaan ne avaavat mahdollisuuksia erikoistua ja keskittyä enemmän asiantuntijatyöhön, jossa ihminen on edelleen korvaamaton. Teknologia voi hoitaa rutiinitehtäviä, mutta asiakaslähtöinen konsultointi, monimutkaisten talousongelmien ratkaisu ja strateginen neuvonanto ovat alueita, joissa ihmisen panos on arvokasta.

Tilitoimistot, jotka pystyvät mukautumaan ja hyödyntämään teknologian tarjoamia mahdollisuuksia, voivat olla tulevaisuudessa vahvoilla. Automaatio mahdollistaa kustannustehokkuuden, ja tekoäly tuo mukanaan uuden tason analytiikkaa ja ennustettavuutta – nämä ovat kilpailuvaltteja, joista asiakkaat ovat valmiita maksamaan.

Miten tilitoimistot voivat valmistautua tulevaisuuteen?

Tulevaisuuteen valmistautuminen alkaa asennemuutoksesta: teknologia ei ole vihollinen, vaan työkalu, joka voi auttaa kehittymään. 

Tilitoimistojen kannattaa:

1. Investoida koulutukseen: Henkilöstön jatkuva koulutus on avainasemassa, jotta uudet työkalut ja ohjelmistot voidaan ottaa tehokkaasti käyttöön.   
2. Seurata alan kehitystä: Tilitoimiston on pidettävä sormensa teknologisen kehityksen pulssilla. Uusimpien trendien ja työkalujen seuraaminen varmistaa, että toimisto säilyttää kilpailukykynsä.
3. Panostaa asiakassuhteisiin: Teknologia hoitaa automaattiset prosessit, mutta ihmissuhteet ja asiakaskokemus ovat edelleen menestyvän tilitoimiston ytimessä.

Tulevaisuus on mahdollisuus. Taloushallinnon maailma ei tule katoamaan, mutta se muuttuu. Automaatio ja tekoäly tuovat mukanaan suuren muutoksen, mutta ne tarjoavat myös merkittäviä mahdollisuuksia. Tilitoimistojen kannattaakin nähdä nämä työkalut apuvälineinä, jotka vapauttavat resursseja tärkeämpiin tehtäviin ja mahdollistavat asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämisen uusille tasoille. 

Hyvä järjestelmä tilitoimistoille on esimerkiksi Tuntinetti, jossa on paljon tilitoimiston työtä helpottavia ominaisuuksia. Tilitoimistot, jotka omaksuvat teknologian ja kehittävät liiketoimintaansa sen mukaisesti, voivat katsoa tulevaisuuteen luottavaisin mielin. Teknologia ei korvaa ihmistä – se vain tekee meistä parempia.

Autonominen työvuorosuunnittelu

Työvuorosuunnittelu on monissa organisaatioissa perinteisesti ollut  johdon käsissä, mutta autonominen työvuorosuunnittelu tuo tähän prosessiin uuden, osallistavan lähestymistavan. Tässä mallissa työntekijät suunnittelevat omat työvuoronsa itse kuitenkin tiettyjen reunaehtojen ja sääntöjen puitteissa. Tämä mahdollistaa joustavamman työajan hallinnan, lisää työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia omaan työhönsä ja voi  parantaa työtyytyväisyyttä merkittävästikin. Mutta mitä tämä malli tarkalleen ottaen tarkoittaa, ja millaisia etuja ja haasteita siihen liittyy?

Mitä on autonominen työvuorosuunnittelu?

Autonomisella työvuorosuunnittelulla tarkoitetaan prosessia, jossa työntekijät itse saavat mahdollisuuden valita omat työvuoronsa tietyn ennalta määritellyn aikataulun ja muiden sääntöjen puitteissa. Tyypillisesti vuorojen pituudet ja ajankohdat on asetettu etukäteen, mutta työntekijöillä on vapaus valita, mitkä vuoroista he haluavat ottaa itselleen. Tämä malli tuo lisää joustavuutta, mutta myös vaatii työntekijöiltä aktiivista osallistumista ja yhteistyötä.

Tämän suunnittelumallin ytimessä on tasapainottelu yksilön ja tiimin tarpeiden välillä. Suunnitteluvaiheessa työntekijät keskustelevat keskenään, neuvottelevat ja sopivat siitä, kuka ottaa mitkäkin vuorot. Tämä voi vaatia kompromisseja ja joustoja, mutta tarjoaa samalla mahdollisuuden luoda sellaisia työvuoroja, jotka parhaiten sopivat kunkin työntekijän omiin aikatauluihin ja elämäntilanteeseen.

Vastuuhenkilön rooli

Vaikka työntekijät suunnittelevat omat vuoronsa autonomisesti, työvuorosuunnittelulla on yleensä vastuuhenkilö, joka hyväksyy suunnitellun listan ja varmistaa, että se noudattaa kaikkia lain sanelemia sääntöjä ja reunaehtoja. Tämä tarkoittaa esimerkiksi työaikalainsäädännön, lepoaikojen ja mahdollisten yrityskohtaisesti sovittujen käytäntöjen huomioimista. Vastuuhenkilö myös varmistaa, että vuorolistat eivät aiheuta ylikuormitusta työntekijöille eikä mitään vuoroja myöskään jää alikapasiteetille.

Vastuuhenkilön tehtävä on tärkeä, sillä hän varmistaa, että vaikka työntekijöillä on vapaus suunnitella omaa työaikaansa, kokonaisuus pysyy yrityksen ja lain asettamissa rajoissa. Tämä tasapaino itsenäisyyden ja vastuun välillä on keskeinen osa autonomista työvuorosuunnittelua.

Autonomisen työvuorosuunnittelun edut

1. Lisääntynyt työntekijätyytyväisyys: Kun työntekijät saavat itse vaikuttaa omiin työvuoroihinsa, heillä on  suurempi kontrolli ja omistajuus omaan työhönsä. Tämä lisää monesti työn mielekkyyttä ja vähentää stressiä, mikä puolestaan parantaa työtyytyväisyyttä ja työssä viihtymistä.

2. Parempi työn ja vapaa-ajan tasapaino: Työntekijöillä on mahdollisuus sovittaa työvuoronsa paremmin yhteen omien menojensa ja perhe-elämänsä kanssa. Tämä johtaa parempaan tasapainoon työn ja vapaa-ajan välillä, mikä on työhyvinvoinnin kannalta erittäin tärkeää.

3. Tehokkuus ja joustavuus: Autonominen työvuorosuunnittelu johtaa tehokkaampaan ajankäyttöön, kun työntekijät voivat valita itselleen parhaiten sopivat työvuorot. Tämä voi myös mahdollistaa nopeamman reagoinnin muutoksiin, kuten äkillisiin poissaoloihin, kun työntekijät voivat vaihtaa vuoroja joustavasti keskenään.

Haasteet ja huomioitavat asiat

Autonomisella työvuorosuunnittelulla on kuitenkin myös omat haasteensa. Ensinnäkin se vaatii työntekijöiltä kykyä tehdä yhteistyötä ja neuvotella keskenään. Tämä voi olla haastavaa, jos ryhmässä on erilaisia toiveita tai jos kaikki eivät ole yhtä valmiita joustamaan omien aikataulujensa suhteen.

Toinen haaste on tasapuolisuuden varmistaminen. Vaikka työntekijät saavatkin valita omat vuoronsa, voi syntyä tilanteita, joissa tietyt vuorot ovat erityisen haluttuja tai epäsuosittuja. Tässä vastuuhenkilöllä on tärkeä rooli sen varmistamisessa, että työvuorot jakautuvat oikeudenmukaisesti ja että kaikki työntekijät saavat mahdollisuuden tehdä heille sopivia vuoroja.

Yhteenveto

Autonominen työvuorosuunnittelu on nykyaikainen tapa hallita työaikoja ja se tarjoaa merkittäviä etuja sekä työntekijöille että työnantajille. Se lisää työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia ja voi siksi johtaa parempaan työtyytyväisyyteen ja tehokkuuteen. Samalla se kuitenkin edellyttää kaikilta osapuolilta hyvää yhteistyövalmiutta ja vastuullista toimintaa.

Kun autonominen malli otetaan käyttöön oikein, se voi tarjota organisaatiolle uuden ja joustavamman, osallistavamman ja työntekijäkeskeisemmän tavan hallita työvuoroja kuin kuin tutut perinteiset mallit. Tulevaisuudessa näemme todennäköisesti yhä enemmän organisaatioita, jotka hyödyntävät autonomista työvuorosuunnittelua osana henkilöstöstrategiaansa, samalla tuoden työyhteisöihin uudenlaista työn hallintaa ja hyvinvointia. Tuntinetti on hyvä esimerkki ohjelmistosta, jossa autonomista työvuorosuunnittelua voi tehdä helposti. Kannattaa tutustua! 😊

Tulevaisuuden tekijät - Zoomerit eli Z-sukupolvi

 

Z-sukupolvi, eli tuttavallisemmin zoomerit, koostuu 1997–2012 syntyneistä nuorista aikuisista, jotka ovat kasvaneet teknologian ja digitaalisen maailman keskellä. Heidän maailmaansa määrittävät internet, sosiaalinen media ja jatkuva yhteys globaaliin verkostoon. 

Tämän sukupolven edustajat ovat diginatiiveja, joille älypuhelimet, somealustat ja pikaviestimet ovat arkipäivää ja itsestäänselvyys. He ovat tottuneet nopeaan tiedonsaantiin ja siihen, että teknologia kehittyy koko ajan. 

Työpaikoilla tämä tarkoittaa sitä, että he odottavat nykyaikaisia ja tehokkaita digitaalisia työkaluja sekä joustavia työskentelytapoja. Yritykset, jotka eivät pysy teknologian kehityksen mukana, voivat jäädä heille vähemmän houkutteleviksi työnantajiksi.

Zoomerit eroavat edeltäjistään monin tavoin. He ovat tiedostavia kuluttajia, jotka arvostavat kestävyyttä ja eettisyyttä. Brändeiltä he odottavat aitoutta ja läpinäkyvyyttä. Lisäksi zoomerit ovat tottuneet monikanavaiseen viestintään ja pikaviesteihin, mikä näkyy heidän nopeassa reagointikyvyssään ja kyvyssään omaksua uutta tietoa.

Työelämässä zoomerit arvostavat joustavuutta ja merkityksellistä tekemistä. He kaipaavat työltään muutakin kuin pelkkää toimeentuloa – he haluavat tuntea, että heidän työllään on tarkoitus ja vaikutus. Monille heistä yrittäjyys ja freelancer-työ ovat varteenotettavia vaihtoehtoja perinteisen palkkatyön rinnalla.

Zoomerit arvostavat työpaikkoja, jotka edistävät tasa-arvoa ja moninaisuutta. Monimuotoisuuden ja inklusiivisuuden edistämisestä voi olla hyötyä myös liiketoiminnan kannalta, mikäli se heijastuu laajempana näkökulmien kirjona ja innovatiivisempina ratkaisuina. 

Koulutuksen ja urasuunnittelun suhteen zoomerit ovat innovatiivisia ja mukautumiskykyisiä. He ymmärtävät jatkuvan oppimisen tärkeyden ja ovat valmiita investoimaan itseensä kehittyäkseen ja pysyäkseen ajan hermolla. Teknologian kehitys on heidän suurin liittolaisensa, tarjoten loputtomasti mahdollisuuksia oppimiseen ja itsensä kehittämiseen.

Zoomerit ovat tottuneita saamaan jatkuvaa palautetta ja kehitysehdotuksia, kiitos sosiaalisen median ja digitaalisten alustojen. He odottavat samaa myös työelämässä, mikä voi haastaa perinteiset vuotuisiin arviointeihin perustuvat järjestelmät. Jatkuvan palautteen kulttuuri voi kuitenkin parantaa työntekijöiden sitoutumista ja kehittää heidän osaamistaan tehokkaammin

Zoomereiden vaikutus näkyy jo nyt monilla elämänalueilla, ja heidän merkityksensä tulee vain kasvamaan tulevaisuudessa. Tämä sukupolvi tuo mukanaan uusia ideoita, arvoja ja toimintatapoja, jotka muokkaavat maailmaa entistä digitaalisemmaksi, kestävämmäksi ja osallistavammaksi. Tulevaisuus voi siis näyttää hyvinkin valoisalta, kun zoomerit aikanaan astuvat ohjaimiin.

Zoomerit arvostavat työn ja vapaa-ajan tasapainoa sekä mielekästä tekemistä. He haluavat työltään merkityksellisyyttä ja mahdollisuuksia vaikuttaa. Tämä koskee tietysti kaikkia muitakin sukupolvia, mutta zoomerit myös odottavat, että yritykset viestivät avoimesti arvoistaan ja vastuullisuudestaan esimerkiksi ympäristökysymyksissä. 

Zoomerit tuovat työpaikoille sekä haasteita että mahdollisuuksia astuessaan täysipainoisesti työmarkkinoille. Tämän sukupolven kokemusmaailma ja arvot tuovat oman mausteensa yritysten toimintatapoihin.

Vaikutukset yrityksen viestintään

Zoomerit odottavat yrityksen sisäiseltä ja ulkoiselta viestinnältä enemmän kuin aiemmat sukupolvet. Yrityksen on otettava käyttöön monipuoliset viestintäkanavat ja varmistettava, että viestintä on johdonmukaista ja tavoittaa kaikki työntekijät. Sisäisen viestinnän on oltava avointa ja rehellistä. Työntekijät arvostavat rehellisyyttä ja suoraa viestintää, myös silloin kun uutiset eivät ole positiivisia.

Jatkuvan palautteen mahdollistaminen eri kanavien kautta on tärkeää. Tässä voi käyttää säännöllisiä palautekyselyitä, keskusteluja esimiesten kanssa ja avoimia keskustelukanavia.

Ulkoinen viestintä on tärkeässä roolissa houkuteltaessa zoomereita työntekijöiksi. Yrityksen on viestittävä selkeästi arvoistaan ja vastuullisuudestaan. Koska myös sosiaalinen media on zoomereille tärkeä alusta, yritysten täytyy opetella olemaan aktiivisia ja aitoja sosiaalisessa mediassa, ja viestinnän tulee heijastaa yrityksen arvoja ja kulttuuria.

Myös rekrytointi on osa viestintää

Houkuttelevan työpaikkailmoituksen kieli on selkeää ja läpinäkyvää ja siitä välittyy yrityksen arvot, yrityskulttuurin ja työpaikan edut. Kun haluaa rekrytoida zoomereita, kannattaa muistaa myös työntekijätarinat. Ne auttavat potentiaalisia työnhakijoita samaistumaan ja antavat kuvaa siitä, millaista työskentely yrityksessä on. 

Somekanavia, kuten Instagram, LinkedIn, TikTok ja YouTube voi myös käyttää viestimään yrityksen arvoista, kulttuurista ja päivittäisestä toiminnasta. Jos resurssit riittävät, voi harkita myös interaktiivista sisältöä, joka houkuttelee vuorovaikutukseen, kuten Q&A-sessioita, live-lähetyksiä ja interaktiivisia tarinoita.

Kannattaa katsoa myös mahdollisuudet yhteistyöhön korkeakoulujen ja oppilaitosten kanssa ja tarjota niiden kautta harjoittelupaikkoja. Lisäksi yritykset voivat osallistua ja tukea oppilaitosten tapahtumia ja viritellä yhteistyökuvioita nuorten ammattilaisten verkostojen kanssa. 

Zoomerit arvostavat yrityksiä, jotka toimivat vastuullisesti ja panostavat kestävään kehitykseen. Siksi on hyvä kertoa heille, kuinka työ yrityksessä auttaa asiakkaita ja vaikuttaa positiivisesti yhteiskuntaan.

Kesälomakausi ja tuottavuus: miten varmistat yrityksen toiminnan tehokkuuden myös lomakauden aikana?

 

Kesälomakausi tuo mukanaan omia haasteitaan henkilöstöhallinnolle. On kyettävä varmistamaan, että yrityksen toiminta jatkuu sujuvasti ja tehokkaasti silloinkin, kun monet työntekijöistä ovat kesälomalla. Löysimme muutamia käytännön vinkkejä kesälomakauden hallintaan ja tuottavuuden varmistamiseen.

  1. Hyvä suunnittelu ja ajoitus

Kesälomien suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Laadi selkeä lomakalenteri, jossa huomioidaan kaikkien työntekijöiden lomatoiveet sekä yrityksen toiminnan kannalta kriittiset ajankohdat. On olemassa hyviä henkilöstöhallinto-ohjelmia, joihin sisältyy lomakalenteri. Tällainen on esimerkiksi Tuntinetti. 

• Lomasijaiset : Varmista, että kriittisille tehtäville on nimetty sijaiset. Kouluta sijaiset hyvissä ajoin, jotta he ovat valmiita ottamaan vastuun tarvittaessa.
• Projektien aikataulutus : Pyri ajoittamaan suuret projektit ja kampanjat niin, että ne eivät osu pahimpaan lomaruuhkaan. Näin varmistat, että niihin on käytettävissä riittävästi resursseja.

  2. Etätyöjärjestelyt

Etätyön mahdollisuudet voivat helpottaa lomakauden haasteita. Jos työtehtävät sen sallivat, anna työntekijöille mahdollisuus tehdä etätöitä lomakauden aikana. Tämä voi auttaa pitämään projektit aikataulussa ja vähentämään lomien vaikutusta tuottavuuteen.

 3. Selkeät prosessit ja ohjeistukset

Selkeät prosessit ja ohjeistukset auttavat varmistamaan, että työt sujuvat ilman katkoksia myös lomakaudella. Dokumentoi tärkeimmät prosessit ja ohjeista työntekijät niiden noudattamiseen.

•  Toimintaohjeet: Laadi toimintaohjeet erityistilanteiden varalta, jotta sijaiset ja lomalla olevien työntekijöiden kollegat osaavat toimia oikein erilaisissa tilanteissa.
• Yhteydenpito: Varmista, että lomalla olevat työntekijät ovat tarvittaessa tavoitettavissa kriittisten asioiden hoitamiseksi. Tämä ei tarkoita lomarauhan rikkomista, vaan pelkästään varmuutta siitä, että heidät voi tavoittaa tarvittaessa.

4. Työntekijöiden palautuminen

On tärkeää muistaa, että lomat ovat työntekijöille ensisijaisesti palautumista varten. Anna siis työntekijöille mahdollisuus irrottautua työstä ja palautua kunnolla.

• Työn kuormittavuus: Älä kuormita työntekijöitä liikaa juuri ennen lomia tai heti niiden jälkeen. Varmista, että töitä on riittävästi, mutta ei liikaa, jotta he voivat palata töihin levänneinä ja motivoituneina.

5. Seuranta ja arviointi

Seuraa lomakauden aikana, miten yrityksen toiminta sujuu ja tee tarvittaessa muutoksia suunnitelmiin. Loman jälkeinen arviointi auttaa kehittämään tulevien lomakausien hallintaa.

• Palautekeskustelut: Käy lomakauden jälkeen läpi työntekijöiden ja esimiesten kanssa, miten lomakausi sujui ja mitä parannuksia voitaisiin tehdä tulevaisuudessa.

Näillä käytännön vinkeillä voit varmistaa, että yrityksen toiminta sujuu tehokkaasti ja keskeytyksettä myös kesälomakauden aikana, samalla kun työntekijät pääsevät nauttimaan ansaituista lomistaan ja palaavat takaisin töihin energisinä ja motivoituneina.

HR-teknologian trendit ja uudet työkalut tuovat helpotusta palkanlaskentaan ja henkilöstöhallintoon

 

Teknologian kehitys muuttaa jatkuvasti tapaa, jolla yritykset hallinnoivat henkilöstöään ja suorittavat palkanlaskentaa. Uusimmat HR-teknologian trendit ja työkalut tarjoavat innovatiivisia ratkaisuja, jotka helpottavat arkea ja parantavat tehokkuutta. Tässä blogipostauksessa tarkastelemme tämän hetken  merkittävimpiä trendejä ja työkaluja, erityisesti tekoälyn ja automaation kasvavaa roolia HR-toiminnoissa.

1. Tekoäly ja koneoppiminen HR-tehtävissä

Tekoäly (AI) ja koneoppiminen ovat vallankumouksellisia teknologioita, jotka muuttavat HR-prosesseja monin tavoin. Näiden teknologioiden avulla yritykset voivat parantaa rekrytointiprosessia, henkilöstön kehittämistä ja työntekijöiden sitouttamista ennennäkemättömällä tavalla. Ne tarjoavat tarkkuutta, tehokkuutta ja uusia tapoja analysoida ja ennustaa henkilöstön tarpeita ja suorituskykyä, mikä auttaa yrityksiä pysymään kilpailukykyisinä ja huolehtimaan työntekijöidensä tyytyväisyydestä ja hyvinvoinnista paremmin.

Rekrytointi: AI-pohjaiset työkalut voivat analysoida valtavia määriä hakemuksia nopeasti ja tarkasti, tunnistaen parhaat kandidaatit. Ne voivat myös auttaa vähentämään ennakkoluuloja rekrytointiprosessissa.

Henkilöstön kehittäminen: Koneoppiminen voi analysoida työntekijöiden suorituskykyä ja ehdottaa henkilökohtaisia kehityspolkuja, mikä auttaa työntekijöitä kehittymään ja parantamaan omaa suoriutumistaan.

Ennakoiva analytiikka: Tekoäly voi ennustaa tulevia henkilöstötarpeita ja työntekijöiden vaihtuvuutta, mikä auttaa yrityksiä suunnittelemaan resurssejaan paremmin.

2. Automaatio palkanlaskennassa

Automaatio on yksi tehokkaimmista tavoista tehostaa palkanlaskentaprosesseja. Se vähentää manuaalisten virheiden määrää ja säästää merkittävästi aikaa, mikä vapauttaa HR-henkilöstön keskittymään strategisempiin tehtäviin. Automaation avulla voidaan hoitaa monimutkaiset laskentatehtävät, kuten verojen ja lakisääteisten maksujen käsittely, nopeasti ja tarkasti. Lisäksi automaatio mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon seurannan ja raportoinnin, mikä parantaa palkanlaskennan läpinäkyvyyttä ja luotettavuutta.

Palkanlaskentaohjelmistot: Nykyajan edistyneet palkanlaskentaohjelmistot automatisoivat monia manuaalisia tehtäviä. Tämä vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja säästää aikaa.

Integraatiot: Modernit HR- ja palkanlaskentajärjestelmät integroituvat saumattomasti muihin yrityksen käyttämiin järjestelmiin, kuten työajanseurantaan ja kirjanpitoon. Tämä parantaa tiedonkulkua ja vähentää manuaalista tietojen syöttämistä.

3. Pilvipohjaiset HR-järjestelmät

Pilvipohjaiset ratkaisut tarjoavat joustavuutta ja skaalautuvuutta. Ne mahdollistavat pääsyn tietoihin mistä ja milloin tahansa, mikä on erityisen hyödyllistä hajautetuille ja etätyötä tekeville tiimeille. Pilvipalvelut skaalautuvat helposti yrityksen koon ja tarpeiden mukaan, mikä tarkoittaa, että ne voivat kasvaa yrityksen mukana ilman suuria etukäteisinvestointeja. Lisäksi pilvipohjaiset ratkaisut varmistavat tietoturvan ja automaattiset päivitykset, mikä takaa aina ajantasaiset ja turvalliset järjestelmät.

Joustava käyttö: Pilvipohjaiset HR-järjestelmät mahdollistavat pääsyn tietoihin missä ja milloin tahansa, mikä on erityisen hyödyllistä etätyön lisääntyessä.

Skaalautuvuus: Näiden järjestelmien avulla yritykset voivat helposti lisätä tai vähentää toimintoja liiketoiminnan tarpeiden mukaan ilman suuria investointeja laitteistoon.

4. Työntekijöiden itsepalveluportaalit

Työntekijöiden itsepalveluportaalit parantavat työntekijäkokemusta ja vähentävät HR-osaston kuormitusta. Nämä portaalit mahdollistavat työntekijöille helpon pääsyn omiin tietoihinsa, kuten palkkatietoihin, lomapyyntöihin ja poissaoloraportteihin, ilman tarvetta ottaa yhteyttä HR-osastoon. 

Itsepalveluportaalit nopeuttavat ja yksinkertaistavat arjen hallintaa, kun työntekijät voivat itse päivittää omia tietojaan ja seurata esimerkiksi lomien kertymistä

Palkkatietojen tarkastelu: Työntekijät voivat tarkastella palkkalaskelmiaan ja verotietojaan itse, mikä vähentää HR-osastoon kohdistuvia kyselyitä.

Lomat ja poissaolot: Työntekijät voivat itse hakea lomia ja ilmoittaa poissaoloistaan järjestelmän kautta, mikä tehostaa lomien ja poissaolojen hallintaa.

5. Virtuaaliset assistentit ja chatbotit

Virtuaaliset assistentit ja chatbotit parantavat HR-palveluiden saavutettavuutta. Nämä teknologiat tarjoavat työntekijöille nopeaa ja reaaliaikaista tukea, vastaten yleisiin kysymyksiin ja auttaen ratkaisemaan ongelmia ilman viiveitä:

Neuvonta ja tuki: Chatbotit voivat tarjota työntekijöille reaaliaikaista neuvontaa ja vastata yleisimpiin kysymyksiin, kuten lomakäytännöistä ja palkka-asioista.

Prosessien automatisointi: Virtuaaliset assistentit voivat auttaa automatisoimaan tehtäviä, kuten kokousjärjestelyjä ja koulutusten varaamista, mikä vapauttaa HR-henkilöstön aikaa strategisempiin tehtäviin.

6. Analytiikka ja raportointi

HR-analytiikka ja edistyneet raportointityökalut auttavat yrityksiä tekemään datalähtöisiä päätöksiä. Nämä työkalut tarjoavat syvällisiä näkemyksiä henkilöstön suorituskyvystä, sitoutumisesta ja hyvinvoinnista, mikä auttaa tunnistamaan kehitysalueita ja optimoimaan henkilöstöstrategioita. Edistyneen analytiikan avulla yritykset voivat ennakoida tulevia tarpeita, kuten rekrytointeja ja koulutustarpeita, sekä seurata HR-toimenpiteiden vaikuttavuutta. 

Raportointityökalut tarjoavat selkeitä ja ymmärrettäviä visualisointeja, jotka tukevat johdon päätöksentekoa ja auttavat varmistamaan, että henkilöstöhallinto tukee liiketoiminnan tavoitteita parhaalla mahdollisella tavalla.

Suorituskykymittarit: Analytiikkatyökalut voivat mitata ja analysoida työntekijöiden suorituskykyä, mikä auttaa tunnistamaan kehitysalueita ja menestyksen avaimia.

Päätöksenteon tuki: Edistyneet raportointityökalut tarjoavat selkeitä ja ymmärrettäviä raportteja, jotka tukevat strategista päätöksentekoa ja auttavat seuraamaan HR-toimintojen tehokkuutta.

Työaikajärjestelyt kesälomakaudella

 

Kesä on suomalaisille odotettu vuodenaika, jolloin aurinko paistaa kirkkaimmin ja lomat houkuttelevat. Työpaikoilla kesä tarkoittaa kuitenkin usein haasteita työvoiman järjestelyissä ja työaikasuunnittelussa. Kuinka varmistaa, että työntekijät voivat nauttia ansaitsemistaan kesälomista, samalla kun työn tehokkuus ja tuottavuus pysyvät korkealla? 

Tässä blogissa jaamme vinkkejä joustavien työaikajärjestelyjen tekemiseen ja kesälomien vaikutukseen työaikasuunnitteluun, Tuntinettiä apuna käyttäen.

Kommunikoi avoimesti

Aloita kesäkausi selkeällä viestinnällä työntekijöille. Kerro heille yrityksen kesälomasuunnitelmista ja anna tarvittavat ohjeet lomien hakemisesta. Avoin kommunikointi auttaa vähentämään epäselvyyksiä ja varmistamaan, että kaikki tietävät, mitä on odotettavissa.

Tuntinetissä kommunikointiin löytyy tehokkaita työkaluja, kuten sähköpostiviestintä tai viestintä yrityksen omien sivujen kautta. Voit lähettää sähköpostia massatoiminnon avulla Käyttäjät -> Työntekijät - välilehden kautta. Tai jos haluat yrityksen oman sivun Tuntinettiin, voit hallinnoida sitä Yrityksen perustietojen kautta.

Suunnittele etukäteen

Tehokas työaikasuunnittelu on kesälomakaudella avainasemassa. Mieti etukäteen, milloin keskeiset työntekijät ovat lomalla ja varmista, että työtehtävät ja vastuut jaetaan tasaisesti niiden kesken, jotka ovat paikalla.

Tuntinetin työvuorosuunnittelu auttaa suunnittelemaan kerralla vaikka koko kesän työvuorot. Työvuorosuunnittelun näkymässä näet kaikkien työkohteiden työvuorot sekä lomat samalla kertaa. Tai voit esimerkiksi tarkistaa työntekijöiden työaikaraporttien kautta vuosilomat kustakin työkohteesta, ja tämän avulla hoitaa sijaisuuksien aikatauluttamisen.

Hyödynnä joustavia työaikamalleja

Kesälomakaudella voi olla hyödyllistä käyttää joustavia työaikamalleja, kuten liukuvaa työaikaa tai etätyömahdollisuuksia. Näin voit tarjota työntekijöille mahdollisuuden sovittaa työaikansa paremmin yhteen lomien kanssa ja samalla säilyttää työn tehokkuuden.

Tuntinetissä myös liukuman seuranta kuuluu järjestelmän ominaisuuksiin.

Kannusta lomien pitämiseen

Kannusta työntekijöitä pitämään ansaitsemansa lomat. Muistuta heitä lomaoikeudestaan ja tue heitä löytämään sopiva aika lomien pitämiselle. Hyvin levännyt ja virkistynyt työntekijä on myös tuottavampi työntekijä.

Työntekijä voi kirjata kätevästi lomansa Omat lomasuunnitelmat-välilehden kautta, ja esihenkilö voi ajaa lomalistat Lomakalenterin kautta.

Ota huomioon sesonkivaihtelut

Joillakin aloilla kesä voi olla kiireistä sesonkiaikaa, kun taas toisilla se voi olla hiljaisempaa. Ota tämä huomioon työaikasuunnittelussa ja varaudu tarvittaessa lisäämään tai vähentämään työntekijöiden työaikoja sesongin mukaan.

Tässäkin oivana apuna on Tuntinetin työvuorosuunnittelu. Myös mahdolliset osa-aikaisuudet on helppo päivittää työntekijän työsopimustietoihin.

Arvioi ja opi

Kesälomakauden jälkeen on hyvä hetki arvioida, miten hyvin toimiviksi työaikajärjestelyt osoittautuivat  ja mitä voit niistä oppia tulevaisuutta varten. Kysy palautetta työntekijöiltä ja pidä yllä avointa keskustelua siitä, mikä toimi ja mikä ei.

Voit järjestää palautetilaisuuksia tai kerätä palautetta sähköisesti työntekijöiltä kesälomakauden jälkeen. Kysy heidän kokemuksistaan työaikajärjestelyistä ja pyydä ehdotuksia parannuksiksi.

Analysoi kesälomakauden aikana työntekijöiden poissaolojen vaikutusta työnkulkuun ja resurssien tarpeeseen. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan tulevia kesälomakausia paremmin ja varmistamaan, että resurssit ovat riittävät kaikkina aikoina.

Tuntinetin massatoiminnon avulla voit esimerkiksi laittaa palautekyselyä työntekijöille sähköpostiin.

Kesälomakausi voi tuoda mukanaan haasteita työaikasuunnitteluun, mutta oikeilla järjestelyillä ja avoimella viestinnällä voit varmistaa, että työn tehokkuus säilyy korkealla ja työntekijät voivat nauttia ansaitsemistaan lomista täysillä.

Kesätyöntekijät

Kesä lähestyy, ja monilla yrityksillä on edessään päätös nuorten kesätyöntekijöiden palkkaamisesta. Nuorten työntekijöiden palkkaamisesta on paljon hyötyjä sekä yritykselle että nuorelle itselleen. Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme, miksi nuoren palkkaaminen kannattaa ja miten varmistaa onnistunut kokemus molemmille osapuolille.

Miksi palkata nuori työntekijä?

Nuoret tuovat usein mukanaan raikkaita ajatuksia ja innovatiivisia näkökulmia, jotka voivat auttaa yritystä kehittymään ja pysymään ajan hermolla.

He ovat usein myös joustavia ja valmiita oppimaan uusia asioita nopeasti. Nuori voi helposti sopeutua erilaisiin työtehtäviin ja olla innokas kehittämään omia taitojaan.

Nuori työntekijä voi olla yrityksen tulevaisuuden lupaus. Antamalla nuorelle mahdollisuus työskennellä yrityksessä jo varhaisessa vaiheessa, yritys voi luoda hyvän ja vahvan suhteen nuoreen ja mahdollisesti sitouttaa hänet pitkäaikaiseen työskentelyyn.

Miten varmistaa onnistunut kokemus nuorelle työntekijälle?

Huolehdi siitä, että nuori työntekijä saa kattavan perehdytyksen työtehtäviinsä, työympäristöön ja yrityksen toimintatapoihin. Selkeä perehdytys auttaa nuoria työntekijöitä tuntemaan olonsa turvalliseksi ja varmistaa, että he voivat suoriutua tehtävistään parhaalla mahdollisella tavalla.

Tarjoa nuorille työntekijöille tukea ja ohjausta tarvittaessa. Olipa kyseessä sitten uuden taidon oppiminen tai ongelmatilanteen ratkaiseminen, varmista, että nuoret työntekijät tietävät, mistä on saatavissa apua ja tukea, kun tarvetta ilmenee. 

Anna nuorille työntekijöille säännöllisesti palautetta heidän työsuorituksestaan ja kannusta heitä kehittymään. Positiivinen palaute ja kannustus voivat lisätä motivaatiota ja sitoutuneisuutta työhön.

Tarjoa nuorille työntekijöille mahdollisuuksia kehittyä ja kasvaa työssään. Esimerkiksi tarjoamalla koulutusmahdollisuuksia tai antamalla heille lisää vastuuta voit auttaa heitä kehittymään ammatillisesti.

Nuoren työntekijän palkkaamisesta hyötyvät parhaimmillaan sekä nuori että yritys. Huolellinen perehdytys, tuki ja kannustus ovat avainasemassa, kun varmistetaan, että nuori työntekijä saa hyvän kokemuksen yrityksessä työskentelystä. Nykyisten ja tulevaisuuden ammattilaisten verkostoitumisesta voi olla tulevaisuudessa suuri hyöty. 

Täytyy muistaa myös, että kesätyö voi olla nuoren ensimmäinen kosketus työelämään. Jos nuorelle muodostuu siitä positiivinen kokemus, hänestä tulee todennäköisimmin hyvä työntekijä ammattiuran alkaessa ja hän suhtautuu työelämään ja -yhteisöihin myönteisesti. Kannattaa siis huomioida nuori ja hänen osaamisensa ja hyödyntää se tuoreus ja uudet ajatukset, joita hän tuo työyhteisöön. 

Muistettavaa lain ja työehtosopimuksen osalta

Muista myös, että samat lait ja työehtosopimukset koskevat niin kesätyöntekijää kuin muitakin työntekijöitä. Työehtosopimuksissa voi olla erillisiä kesätyöntekijöitä koskevia määräyksiä, joten on hyvä tarkistaa käytössä olevasta työehtosopimuksesta, mitä siellä sanotaan kesätyöntekijöistä tai harjoittelijoista.

Vinkkinä! Tuntinetti erittelee kätevästi työajasta mahdolliset iltatyön lisät. Työaikakirjanpito on nuorelle helppoa esimerkiksi kännykällä ja raportointi on kattavaa.

Antoisaa kesän odotusta!