Yrittäjänä ajattelee helposti, että ongelma on kiire. Todellisuudessa kyse on usein jostain muusta: työaika ei ole hallinnassa, vaan se on hajonnut pieniksi palasiksi.
Nykyään tämä ilmiö on entistä yleisempi. Työ ei välttämättä ole lisääntynyt, mutta se on muuttunut pirstaleiseksi tavalla, joka tekee keskittymisestä vaikeaa ja työpäivistä yllättävän raskaita.
Monen yrittäjän päivä koostuu katkelmista. Välissä tehdään asiakastyötä, vastataan viesteihin, osallistutaan palaveriin, palataan laskutukseen ja taas hypätään johonkin muuhun. Päivä tuntuu täydeltä, mutta silti syntyy tunne, ettei mikään oikein etene loppuun asti.
Tämä ei ole sattumaa.
Työ keskeytyy jatkuvasti. Viestisovellukset, sähköposti ja asiakkaiden nopeat kysymykset katkaisevat tekemisen yhä uudelleen. Samalla kynnys kysyä on madaltunut, yhteyden saa sekunneissa yhdellä viestillä. Myös omat ajatukset vievät helposti pois käsillä olevasta työstä.
Yksittäinen keskeytys ei tunnu isolta, mutta kun niitä kertyy päivän aikana paljon, vaikutus kasvaa merkittäväksi. Keskittyminen ei palaudu hetkessä, vaan jokainen katkos vie enemmän aikaa kuin miltä se näyttää.
Moni yrittäjä on tottunut tekemään montaa asiaa samanaikaisesti. Se tuntuu tehokkaalta, mutta todellisuudessa kyse on jatkuvasta siirtymisestä tehtävästä toiseen.
Se näkyy virheinä, keskeneräisinä töinä ja venyvinä työpäivinä. Lopulta syntyy tunne, että tekee koko ajan töitä, mutta ei oikein pääse eteenpäin.
Aiemmin työ oli usein selkeämmin rajattua. Keskityttiin yhteen projektiin kerrallaan ja keskeytyksiä oli vähemmän. Nyt työ on nopeampaa, reaktiivisempaa ja hajautuneempaa kuin ennen.
Siksi perinteiset ajanhallinnan keinot eivät enää toimi samalla tavalla.
Ratkaisu ei ole tehdä enemmän, vaan ymmärtää, mihin aika oikeasti kuluu.
Ensimmäinen askel on tehdä oma työ näkyväksi. Moni yllättyy huomatessaan, kuinka suuri osa ajasta menee viestintään ja kuinka vähän jää keskittymistä vaativaan tekemiseen.
Seuraavaksi on tärkeää tunnistaa keskeytykset. Kaikkia ei voi poistaa, mutta niiden määrää voi vähentää. Jo pelkästään se, ettei reagoi jokaiseen viestiin heti, voi rauhoittaa työpäivää merkittävästi.
Keskittymisaikaa kannattaa suojata tietoisesti. Yksi rauhallinen jakso päivässä voi olla arvokkaampi kuin koko muu hajanaisesti käytetty aika.
Lisäksi on hyvä kyseenalaistaa ajatus pienistä nopeista tehtävistä. Ne eivät ole nopeita, jos ne katkaisevat keskittymisen jatkuvasti.
Kevät on usein aikaa, jolloin tekeminen lisääntyy ja vauhti kiihtyy. Silloin on helppo ajautua takaisin vanhoihin tapoihin ja täyttää päivät pienillä, hajanaisilla tehtävillä.
Ehkä juuri nyt on hyvä hetki pysähtyä hetkeksi ja katsoa omaa työpäivää hieman kauempaa.
Mihin aikasi oikeasti kuluu tänään?
