Moni yritys aloittaa työajanseurannan Excelillä. Se on ymmärrettävää, sillä Excel on tuttu työkalu ja se löytyy jo lähes jokaiselta työpaikalta. Alussa yksinkertainen taulukko riittää hyvin, kun työntekijöitä on vähän ja projekteja vain muutama. Työtunnit saadaan talteen ja kokonaiskuva työajasta on vielä helposti hahmotettavissa.
Yrityksen kasvaessa tilanne kuitenkin usein muuttuu. Työntekijöitä tulee lisää, projekteja on samanaikaisesti useita ja raportointitarpeet kasvavat. Excel, joka vielä hetki sitten toimi hyvin, alkaa vaatia yhä enemmän manuaalista työtä. Tietoja siirretään taulukosta toiseen, versioita syntyy useita ja oikean tiedoston löytäminen ei ole enää itsestään selvää.
Yksi tavallisimmista haasteista on tiedon hajanaisuus. Kun työaikaa seurataan useissa eri tiedostoissa, kokonaiskuvan muodostaminen vie aikaa. Tuntien yhteenlasku, projektikohtaiset raportit ja laskutuksen pohjat saattavat vaatia erillistä työtä joka kuukausi. Samalla kasvaa riski, että jokin tieto jää puuttumaan tai päätyy väärään paikkaan.
Excelin kanssa ongelmia voi aiheuttaa myös se, että taulukot perustuvat usein kaavoihin. Pieni muutos voi rikkoa laskennan huomaamatta, ja virhe saattaa paljastua vasta myöhemmin. Kun useampi henkilö käsittelee samaa tiedostoa, myös vahinkomuutokset ovat mahdollisia. Tällaiset tilanteet aiheuttavat turhaa selvittelyä ja vievät aikaa varsinaiselta työltä.
Toinen yleinen haaste liittyy raportointiin. Kun yritys haluaa tarkastella esimerkiksi projektien kannattavuutta tai työntekijöiden työaikaa, Excelistä tiedot täytyy usein kerätä ja yhdistää käsin. Tämä voi olla työlästä etenkin silloin, kun tietoa on kertynyt pitkältä ajalta tai useista eri projekteista.
Tässä vaiheessa moni yritys alkaa pohtia, voisiko työajanseuranta toimia sujuvammin siihen suunnitellun järjestelmän avulla. Työajanseurantajärjestelmä kokoaa kaikki tunnit yhteen paikkaan ja laskee raportit automaattisesti. Kun tunnit kirjataan suoraan järjestelmään, tieto on heti käytettävissä esimerkiksi projektiseurannassa, raportoinnissa tai laskutuksen tukena.
Excel ei siis ole huono työkalu, ja se voi toimia hyvin yrityksen alkuvaiheessa. Kun työaikaa kertyy enemmän ja projekteja on useita, työajanseuranta kannattaa hoitaa siihen tarkoitetulla järjestelmällä. Tällöin tunnit, raportit ja projektiseuranta pysyvät yhdessä paikassa ja tieto on helposti käytettävissä.
Tuntinetti on suomalainen työajanseurantajärjestelmä, joka sopii erikokoisille yrityksille. Sen avulla työaikojen kirjaaminen ja seuranta onnistuvat helposti ilman Excel-taulukoiden ylläpitoa.
Voit tutustua Tuntinettiin tarkemmin sivuillamme www.tuntinetti.fi.
