Työaikalain mukaan työnantajalla on velvollisuus pitää luetteloa työntekijöiden tekemistä työtunneista ja maksetuista korvauksista. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työajan seuranta ei ole valinnainen asia, vaan lakisääteinen velvoite kaikille työnantajille.
Silti monessa yrityksessä työajanseurannan käyttöönotto lykkääntyy. Se koetaan työlääksi, aikaa vieväksi tai hankalaksi toteuttaa arjen keskellä. Todellisuudessa hyvin suunniteltu käyttöönotto tekee työajanseurannasta nopeasti hyödyllisen työkalun, ei ylimääräistä vaivaa.
Miksi työajanseurannan käyttöönotto usein tuntuu vaikealta?
Usein haasteet eivät liity itse järjestelmään, vaan siihen, miten käyttöönotto tehdään. Tyypillisiä kompastuskiviä ovat epäselvät tavoitteet, liian monimutkainen aloitus tai puutteellinen viestintä työntekijöille. Jos työajanseuranta näyttäytyy pelkkänä valvontana tai ylimääräisenä työnä, motivaatio sen käyttöön jää heikoksi.
Kun käyttöönottoon käytetään hetki aikaa ja se tehdään rauhallisesti, suurin osa ongelmista on helposti vältettävissä.
Mitä hyötyä sujuvasta käyttöönotosta on?
Kun työajanseuranta otetaan käyttöön hallitusti, hyödyt näkyvät nopeasti. Työtunnit kirjautuvat luotettavasti, palkanmaksu ja laskutus perustuvat todellisiin tietoihin ja yrittäjän oma kokonaiskuva työajasta paranee. Samalla turha arvailu ja muistamiseen perustuva kirjaaminen jää pois.
Myös työntekijöiden näkökulmasta selkeä järjestelmä tuo turvaa ja oikeudenmukaisuutta, kun tehdyt tunnit ovat läpinäkyvästi nähtävillä.
Viisi askelta sujuvaan työajanseurannan käyttöönottoon
1. Kirkasta käyttöönoton tavoite
Ennen teknistä käyttöönottoa on hyvä pysähtyä miettimään, miksi työajanseurantaa tarvitaan juuri teidän yrityksessänne. Tavoite voi olla esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen täyttäminen, laskutuksen tarkentaminen tai työajan parempi hallinta.
Kun tavoite on selkeä, myös työntekijöiden on helpompi ymmärtää, miksi järjestelmä otetaan käyttöön.
2. Aloita yksinkertaisesti
Kaikkea ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla. Usein paras tapa on aloittaa perustoiminnoista, kuten työajan kirjaamisesta ja hyväksynnästä. Kun perusasiat sujuvat, järjestelmää voi myöhemmin laajentaa esimerkiksi projekteihin, kustannuksiin tai raportointiin.
Yksinkertainen alku madaltaa kynnystä ja vähentää käyttöönoton stressiä.
3. Viesti avoimesti ja ota työntekijät mukaan
Työajanseurannan onnistuminen riippuu pitkälti siitä, miten siitä viestitään. Kerro selkeästi, mihin tietoja käytetään ja miksi seuranta on tärkeää. Kun työntekijät ymmärtävät, ettei kyse ole valvonnasta vaan yhteisestä työkalusta, käyttöönotto sujuu huomattavasti paremmin.
Mahdollisuus esittää kysymyksiä ja antaa palautetta jo alkuvaiheessa lisää sitoutumista.
4. Valitse helppokäyttöinen järjestelmä
Käyttöönoton sujuvuuteen vaikuttaa merkittävästi järjestelmän helppokäyttöisyys. Kun työajan kirjaaminen on nopeaa ja loogista, sitä myös käytetään. Selkeät näkymät sekä työntekijälle että yrittäjälle helpottavat arkea ja vähentävät virheitä.
Tuntinetti on suunniteltu niin, että työajanseuranta on mahdollista ottaa käyttöön nopeasti ilman raskaita asetuksia tai pitkää opettelua.
5. Seuraa ja kehitä käytäntöjä
Ensimmäiset viikot ovat tärkeitä. Seuraa, miten työajanseuranta toimii käytännössä ja kerää tarvittaessa palautetta. Pienet säädöt alussa auttavat tekemään järjestelmästä aidosti yrityksen arkea tukevan työkalun.
Täydellisyyttä ei tarvitse tavoitella heti. Tärkeintä on aloittaa ja kehittää toimintaa kokemuksen karttuessa.
Lopuksi
Työajanseurannan käyttöönotto ei vaadi täydellistä suunnitelmaa tai suurta järjestelmäuudistusta. Usein jo pienet ja selkeät askeleet riittävät siihen, että arki alkaa sujua paremmin ja työaikatiedot ovat luotettavasti tallessa.
Kun järjestelmä on helppo käyttää ja sen tarkoitus on ymmärretty, työajanseurannasta tulee luonteva osa työpäivää. Se tukee sekä yrittäjän että työntekijöiden arkea ja tuo kaivattua selkeyttä tekemiseen.
Jos työajanseuranta on teillä vielä suunnitteluasteella tai nykyinen ratkaisu tuntuu raskaalta, Tuntinettiä voi kokeilla rauhassa omassa tahdissa. Kevyt aloitus auttaa näkemään nopeasti, miten sujuva työajanseuranta voi aidosti helpottaa arkea.
Vaikka Tuntinetti on suunniteltu helppoon ja omatoimiseen käyttöönottoon, kaikilla yrityksillä tarpeet eivät ole samanlaisia. Tarvittaessa käyttöönottoa voidaan tukea erillisellä koulutuksella tai konsultaatiolla, esimerkiksi asetusten ja yrityksen rakenteen suunnittelussa.
