Kesä on suomalaisille odotettu vuodenaika, jolloin aurinko paistaa kirkkaimmin ja lomat houkuttelevat. Työpaikoilla kesä tarkoittaa kuitenkin usein haasteita työvoiman järjestelyissä ja työaikasuunnittelussa. Kuinka varmistaa, että työntekijät voivat nauttia ansaitsemistaan kesälomista, samalla kun työn tehokkuus ja tuottavuus pysyvät korkealla?
Tässä blogissa jaamme vinkkejä joustavien työaikajärjestelyjen tekemiseen ja kesälomien vaikutukseen työaikasuunnitteluun, Tuntinettiä apuna käyttäen.
Kommunikoi avoimesti
Aloita kesäkausi selkeällä viestinnällä työntekijöille. Kerro heille yrityksen kesälomasuunnitelmista ja anna tarvittavat ohjeet lomien hakemisesta. Avoin kommunikointi auttaa vähentämään epäselvyyksiä ja varmistamaan, että kaikki tietävät, mitä on odotettavissa.
Tuntinetissä kommunikointiin löytyy tehokkaita työkaluja, kuten sähköpostiviestintä tai viestintä yrityksen omien sivujen kautta. Voit lähettää sähköpostia massatoiminnon avulla Käyttäjät -> Työntekijät - välilehden kautta. Tai jos haluat yrityksen oman sivun Tuntinettiin, voit hallinnoida sitä Yrityksen perustietojen kautta.
Suunnittele etukäteen
Tehokas työaikasuunnittelu on kesälomakaudella avainasemassa. Mieti etukäteen, milloin keskeiset työntekijät ovat lomalla ja varmista, että työtehtävät ja vastuut jaetaan tasaisesti niiden kesken, jotka ovat paikalla.
Tuntinetin työvuorosuunnittelu auttaa suunnittelemaan kerralla vaikka koko kesän työvuorot. Työvuorosuunnittelun näkymässä näet kaikkien työkohteiden työvuorot sekä lomat samalla kertaa. Tai voit esimerkiksi tarkistaa työntekijöiden työaikaraporttien kautta vuosilomat kustakin työkohteesta, ja tämän avulla hoitaa sijaisuuksien aikatauluttamisen.
Hyödynnä joustavia työaikamalleja
Kesälomakaudella voi olla hyödyllistä käyttää joustavia työaikamalleja, kuten liukuvaa työaikaa tai etätyömahdollisuuksia. Näin voit tarjota työntekijöille mahdollisuuden sovittaa työaikansa paremmin yhteen lomien kanssa ja samalla säilyttää työn tehokkuuden.
Tuntinetissä myös liukuman seuranta kuuluu järjestelmän ominaisuuksiin.
Kannusta lomien pitämiseen
Kannusta työntekijöitä pitämään ansaitsemansa lomat. Muistuta heitä lomaoikeudestaan ja tue heitä löytämään sopiva aika lomien pitämiselle. Hyvin levännyt ja virkistynyt työntekijä on myös tuottavampi työntekijä.
Työntekijä voi kirjata kätevästi lomansa Omat lomasuunnitelmat-välilehden kautta, ja esihenkilö voi ajaa lomalistat Lomakalenterin kautta.
Ota huomioon sesonkivaihtelut
Joillakin aloilla kesä voi olla kiireistä sesonkiaikaa, kun taas toisilla se voi olla hiljaisempaa. Ota tämä huomioon työaikasuunnittelussa ja varaudu tarvittaessa lisäämään tai vähentämään työntekijöiden työaikoja sesongin mukaan.
Tässäkin oivana apuna on Tuntinetin työvuorosuunnittelu. Myös mahdolliset osa-aikaisuudet on helppo päivittää työntekijän työsopimustietoihin.
Arvioi ja opi
Kesälomakauden jälkeen on hyvä hetki arvioida, miten hyvin toimiviksi työaikajärjestelyt osoittautuivat ja mitä voit niistä oppia tulevaisuutta varten. Kysy palautetta työntekijöiltä ja pidä yllä avointa keskustelua siitä, mikä toimi ja mikä ei.
Voit järjestää palautetilaisuuksia tai kerätä palautetta sähköisesti työntekijöiltä kesälomakauden jälkeen. Kysy heidän kokemuksistaan työaikajärjestelyistä ja pyydä ehdotuksia parannuksiksi.
Analysoi kesälomakauden aikana työntekijöiden poissaolojen vaikutusta työnkulkuun ja resurssien tarpeeseen. Tämä auttaa sinua suunnittelemaan tulevia kesälomakausia paremmin ja varmistamaan, että resurssit ovat riittävät kaikkina aikoina.
Tuntinetin massatoiminnon avulla voit esimerkiksi laittaa palautekyselyä työntekijöille sähköpostiin.
Kesälomakausi voi tuoda mukanaan haasteita työaikasuunnitteluun, mutta oikeilla järjestelyillä ja avoimella viestinnällä voit varmistaa, että työn tehokkuus säilyy korkealla ja työntekijät voivat nauttia ansaitsemistaan lomista täysillä.
